Navigate back to the homepage

Ako sa náš klub transformoval na online

Koronakríza priniesla nečakané výzvy, náš klub sa ocitol na križovatke.
Vladimír Záhradník
June 23rd, 2020 · 9 min read

Bolo 9. marca 2020 a vedenie klubu Toastmasters Košice malo svoju poradu. Bolo len pár dní po tom, ako som zorganizoval naše úspešné stretnutie s hosťom z Bratislavy. Už dlhšiu dobu som sledoval situáciu s koronavírusom v Číne a vyhodnocoval som riziká, sám za seba. Na porade som oznámil diskusiu ohľadom koronavírusu ako prvý bod programu.

„Ahojte, oznamujem vám, že na najbližšom pondelkovom stretnutí klubu sa už osobne nezúčastním. Situáciu už dlhšiu dobu pozorne sledujem a nechcem viac podstupovať riziko, ktoré je u mňa ešte vyššie, pretože cestujem vlakom. Osobne by som pondelkové stretnutie zrušil a situáciu vyhodnotil, keď budeme mať viac informácií.“

Ostatní na mňa pozerali nechápavo. Jeden mi odvetil: „Vlado, nepreháňaš to trochu?“ No ja som si za svojím stál: „V tejto chvíli nevieme, čo nás čaká a aká bude situácia spôsobená koronavírusom vážna. Osobne, keby som bol ešte stále zamestnaný a môj zamestnávateľ by stále vyčkával, čo bude, prišiel by som za svojím manažérom a oznámil mu, že od nasledujúceho dňa pracujem z domu. Áno, počujete správne — oznámil. Povaha mojej práce to umožňuje. A ak by mi hrozil výpoveďou, nech si poslúži. Osobne nechápem, ako môžu ostatní zamestnanci čakať, ako za nich rozhodnú nadriadení. Ide predovšetkým o ich zdravie.“

Debata prebiehala ďalej, niektorí ju zľahčovali, iní jasný postoj nezaujali. Nakoniec sme hlasovali a bol som prehlasovaný: „Pondelkové stretnutie zachováme.“

Už na nasledujúci deň, 10. marca, sa však situácia prudko zmenila. Ozvali sa nám ľudia z Tabačky, kde si prenajímame priestory. Odporučili nám, aby sme zvážili vzhľadom k situácii zrušenie podujatí. Pamätám si, ako mi vtedy napísala prezidentka klubu a pýtala sa, čo spravíme. Povedal som jasne: „Mali by sme stretnutie zrušiť, rozhodnúť by si však mala ty ako prezidentka.“ Vzápätí mi dala pokyn, aby som stretnutie zrušil. Ja som bleskovo napísal správu, ktorú som poslal členom a zároveň som pridal oznam na naše sociálne siete.

Najbližšie stretnutie sa presúva. Situáciu ohľadom hrozby koronavírusu na Slovensku sledujeme veľmi pozorne a rozhodli sme sa k nej pristupovať zodpovedne…

Stretnutie zrušené
Oznam o zrušení stretnutia

Myslím si, že sme zareagovali pružne a teší ma, že iniciatíva vyšla z našej strany skôr ako vydal nariadenie štát. Zároveň sme vydali spoločné stanovisko klubu, že sa nezúčastníme plánovanej súťaže klubov v Trenčíne. Oznámiť organizátorom som ho však už nestihol. Už o pár hodín bol vyhlásený núdzový stav a zrušenie všetkých verejných podujatí. Najbližšie stretnutie bolo zrušené a vzhľadom k situácií aj všetky nasledujúce. Nikto z nás vtedy netušil na ako dlho. Spočiatku sa hovorilo, že obmedzenia potrvajú dva týždne a my sme sa rozhodli čakať. Avšak nariadenia platili aj naďalej, ba čo viac, sprísňovali sa. Ak chce náš klub, ktorý je odkázaný na osobné stretnutia, prežiť, musí sa transformovať do online prostredia, a to rýchlo.

Spomedzi klubov Toastmasters je výrazná väčšina takých, ktoré majú v stanovách uvedené, že sa stretávajú osobne. Vznikajú však aj kluby, ktoré fungujú online. Tieto internetové kluby majú však výnimku. Podľa pravidiel Toastmasters náš klub nemôže viesť stretnutie online. Respektíve môže, ale nebude to oficiálne stretnutie klubu.

Niekedy začiatkom marca prišlo usmernenie z centrály Toastmasters International: „Vážení vedúci klubov, nachádzame sa v bezprecedentnej situácii a musíme sa zomknúť. S okamžitou platnosťou udeľujeme výnimku na online stretnutia všetkým klubom, až do odvolania.“

Prvá dobrá správa. Mali sme požehnanie našej materskej organizácie, aby sme viedli stretnutia online. V krátkej dobe dokonca poskytli základné usmernenia a odporúčania k tomu, ako by malo stretnutie vyzerať. Online prostredie je úplne iné, ako keď sa stretávate osobne a navzájom sa vidíte.

O pár dní na to sa ku mne dostali pozvánky na dve online stretnutia — tým prvým stretnutím bola panelová diskusia s vedúcimi online klubov, ktorí zdieľali svoje skúsenosti s vedením stretnutí online. Tým ďalším bolo modelové online stretnutie Toastmasters organizované naším dištriktom (nadradený administratívny celok, kam spadá aj náš klub). Oboch podujatí som sa zúčastnil.

Panelová diskusia priniesla veľmi konkrétne tipy a viaceré som si aj zapísal. Avšak z modelového online stretnutia mám dodnes rozpačité pocity. Bol som tam len ako hosť, kameru aj mikrofón som mal vypnuté a chcel som vidieť, či ma stretnutie dokáže zaujať ako hosťa. Získal som však cenné poznatky. Vedel som, že transformácia do online prostredia nebude ľahká. A môže sa veľmi ľahko stať, že aj na našich stretnutiach sa budú hostia nudiť a prestanú na ne chodiť.

Zistil som na sebe niekoľko postrehov:

  • Ak nemáte kameru zapnutú, prirodzene sa menej sústredíte. Nečakáte totiž, že vás niekto osloví
  • Ak kameru zapnutú máte, dávate lepší pozor. Ale aj vy sa môžete začať rýchlo nudiť
  • Keďže ste po celý čas na počítači, rýchlo strácate pozornosť. Máte nutkanie zmenšiť okno stretnutia a ísť čítať webstránky alebo robiť iné aktivity
  • Ku koncu stretnutia už som počúval len zo zotrvačnosti a veľa si nepamätám

Keď tieto moje postrehy spojíme s tými z panelovej diskusie, získame nasledujúce odporúčania:

  • Stretnutie je potrebné čo najviac skrátiť. Ľudia strácajú pozornosť oveľa rýchlejšie ako na osobnom stretnutí
  • Stretnutie by nemalo trvať viac ako hodinu a pol. Pokiaľ napriek tomu chcete dlhšie stretnutie, dajte pomedzi to aspoň 10-minútovú prestávku
  • Preniesť formát stretnutia z fyzického do online prostredia bez akýchkoľvek zmien nestačí

Predĺženie členstva

Korona prišla v ten najhorší možný čas. V okamihu, keď sa predlžuje členské na pol roka. Mohlo sa pokojne stať, že zrazu v klube ostane polovica ľudí a klub začne upadať. Uvedomovali si to aj v materskej organizácii Toastmasters International a predĺžili lehotu na uhradenie členského poplatku až do konca apríla. Nie úplne to pomohlo. Odchod členov zaznamenala väčšina klubov, aj ten náš. Ku koncu apríla odišlo z nášho klubu jedenásť členov. Ostali sme desiati.

Nie dobré, ale ani hrozné.

Viacerí z odídencov neboli aktívni už ani predtým, len mali uhradené členské poplatky. Stratu sme však aj napriek tomu pocítili. Ostatné kluby na tom boli podobne. Avšak stále nás bolo dosť na to, aby sme mohli v stretnutiach pokračovať.

Vzájomné stretnutia, ktoré spájajú

Prvé kluby začali experimentovať s online stretnutiami hneď potom, ako prišlo usmernenie, že ich môžu robiť a že im to aj Toastmasters International odporúča. My sme ešte chvíľu vyčkávali. Spýtal som sa v ankete členov, či by boli ochotní zúčastniť sa online stretnutí a reakcie boli rozpačité. V čase, keď si ešte mnohí mysleli, že obmedzenia potrvajú len krátko, sa to aj dalo čakať.

Čas som však využíval efektívne. Navštevoval som iné slovenské kluby a získaval praktické poznatky zo stretnutí. Zakrátko začali vznikať neoficiálne a neskôr aj oficiálne zoznamy Toastmasters stretnutí po celom svete. Počas dňa ste mohli virtuálne cestovať do Japonska, Ruska či Spojeného kráľovstva. Mohli ste sa zdokonaľovať v cudzích jazykoch alebo len aktívne počúvať. Práve to vzájomné zbližovanie klubov naprieč geografickými hranicami vnímam ako najväčšie pozitívum aktuálneho stavu.

Prvé online stretnutie klubu

Naše prvé stretnutie sa konalo 30.3.2020, takmer mesiac od toho posledného. Začali sme možno v hodine dvanástej, ale chopili sme sa toho dobre. Stretnutia sa zúčastnilo sedem členov a jeden hosť z partnerského klubu. Ako videoplatformu sme si zvolili Zoom. Osobne som v tom čase dosť riešil ich bezpečnostné problémy a platformu dodnes nepovažujem za bezpečnú. Musel som však uznať, že videohovory u nich fungujú bezchybne a ich aplikáciu zvládne používať naozaj každý.

V tom čase už som mal za sebou niekoľko online stretnutí a pred našim stretnutím som navrhol niekoľko odporúčaní: „Musíme si dávať pozor na dĺžku stretnutia. Keď som bol na stretnutí dištriktu, nudil som sa. Tomu sa musíme vyhnúť.“

Po dohode som zaviedol na stretnutiach niekoľko zmien:

  • Počet pripravených prejavov som skrátil na dva za stretnutie
  • Z agendy som zároveň vyhodil súťaž o najlepšieho rečníka a hodnotiteľa večera
  • Úvodné predsedanie som navrhol skrátiť na úplné minimum
  • Navrhol som viesť stretnutie neformálne a energicky

Neskôr sme na týchto zmenách stavali a postupnými obmenami sme štruktúru stretnutí vylepšovali.

Prvé online stretnutie
Prvé online stretnutie klubu

Pri prvom stretnutí sme sa začali pripájať už pol hodiny pred začiatkom stretnutia, aby mal každý dostatok času nastaviť si kameru a mikrofón. Už od ďalšieho stretnutia sme skrátili tento čas len na 15 minút. Neformálna debata pred stretnutím pomáhala nastaviť celkovú pozitívnu atmosféru. Trúfam si povedať, že úspešne.

Po skončení prvého stretnutia sme mali debatu s členmi klubu. Pýtali sme sa, ako stretnutie hodnotia, čo by zlepšili a zmenili. Zhodli sme sa, že dĺžka stretnutia bola akurátna. No zároveň ak na stretnutí odznejú len dva prejavy, členovia napredujú pomalšie vo svojom vzdelávaní. Ako teda poriešiť tento výpadok? Jednoducho, dohodli sme sa, že sa odteraz nebudeme stretávať raz za dva týždne, ale každý týždeň. Pre mňa to znamenalo viac práce, ale uvedomoval som si, že výhody vysoko prevyšujú nevýhody.

Ja navštívim teba a ty mňa

Vzájomné návštevy pokračovali aj naďalej. Jeden týždeň som šiel do Žiliny, iný týždeň do Levíc alebo Banskej Bystrice. To sa dalo povedať aj o tých ostatných. Viacero hostí z iných klubov nám povedalo, že sa nás dlhšie chystali navštíviť, ale Košice im prišli priďaleko. Zrazu to však šlo. Táto kríza kluby navzájom zblížila.

Fotka z online stretnutia
Zdroj: Shutterstock, vložená fotka zo stretnutia klubu

Ostatné kluby začali aktívne pozývať hostí z iných klubov. Na stretnutí mali bežne aj 20-30 ľudí z celého Slovenska. Niektoré dokonca začali robiť spojené stretnutia dvoch klubov, zapájali sa aj tie zo susednej Českej republiky. My sme zvolili opačný prístup. Hostí sme aktívne nepozývali. Tá komorná, neformálna atmosféra stretnutí nám vyhovovala. Týmto sme sa odlíšili od ostatných. Občas som však neodolal a oslovil som zopár známych z partnerských klubov alebo som to odporučil ostatným. Hosť z iného klubu totiž dokáže poskytnúť unikátny pohľad na váš klub. A či už zhodnotí prejav člena alebo celkovú úroveň stretnutia, vie vám to veľa dať. Hosť vidí vaše stretnutie s odstupom a to je jeho najväčšia pridaná hodnota.

Cvičenie robí majstra

Ako stretnutia pokračovali, vylepšovali sme program viac a viac. Časovo sme sa dostali už pod hodinu a pol na stretnutie, pričom iné kluby stále atakovali hranicu dve a pol hodiny. Raz, keď som bol na stretnutí levického klubu, som im na záver povedal: „Stretnutie sa mi páčilo, ale na môj vkus bolo pridlhé. Tie naše majú asi len hodinu a pol.“ Môjho výroku sa chytil ďalší hosť a s úsmevom dodal: „Tak na tie naše radšej ani nechoď. Sú ešte dlhšie.“

Raz som sa rozprával s našou viceprezidentkou pre členstvo, ktorá mi povedala, že už si ani nevie predstaviť, že by sme sa po kríze vrátili do starých koľají: „Tá dynamika sa mi páči.“ V podobnom duchu to povedala aj na jednom stretnutí žilinského klubu, kam nás pozvali.

Pri prenesení stretnutia do online prostredia máte teda dve možnosti: zachovať status quo alebo inovovať, byť kreatívny a experimentovať. My sme si zvolili druhú možnosť, mnohí iní však len zamenili čajovňu za Zoom. Podľa mňa to však nestačí.

Nie tie najsilnejšie druhy prežijú, ani tie najinteligentnejšie, ale tie, ktoré sa najlepšie prispôsobia zmene — Charles Darwin

Počas online stretnutí náš klub získal dvoch nových členov. Ľudí, ktorí nikdy osobné stretnutie nezažili a atmosféra našich stretnutí ich zaujala natoľko, že sa rozhodli vstúpiť do klubu. Osobne ani ja sám nie som presvedčený, či by som takto do klubu vstúpil, keby som ho nepoznal. Hovorí mi to však, že sme zvolili správny prístup.

Videá ako promo

Jednou z výhod toho, že sa stretávate online, je, že nahrať stretnutie je otázka jedného kliknutia. Prvýkrát som vyskúšal nahrávať žilinské stretnutie a pokusne sme ho aj vysielali na YouTube. A od nášho tretieho online stretnutia som začal pravidelne nahrávať už aj tie naše. Vždy ako nezaradené videá, dostupné len cez priamy odkaz a len pre našich členov.

Videá ako verejné nezverejňujem, pretože nie každý člen si to želá a posledné, čo potrebujem, je ľudí vyplašiť. Avšak nahrávanie stretnutí má mnoho výhod. Rečník si môže svoj prejav vypočuť a pozrieť ako divák. Je to vynikajúci spôsob, ako objaviť chyby a nedokonalosti. Neskôr môže rečník pracovať na ich odstránení. Bez videa by bol odkázaný len na slovné hodnotenie niekoho iného. A viete ako sa vraví: „Je lepšie raz vidieť, ako stokrát počuť.“

Napriek tomu, že som nemal súhlas na zverejnenie celého stretnutia, začal som si pýtať súhlasy jednotlivých rečníkov na konkrétne prejavy. Mnohí mi ich nedali, ale niektorí áno. Začal som strihať videá zo stretnutí a zverejňovať ich na našom YouTube kanále.

Miroslava Hrešková: Čo ma zaujalo na Japonsku

Aktuálne sa snažím vyprodukovať aspoň jedno video zo stretnutia. Verím v silu videí a myslím si, že aj takýmto nekonvenčným spôsobom dokážeme prilákať nových hostí.

Iné kluby experimentovali s vysielaním celých stretnutí na Facebooku. Ich členom to zjavne nevadilo. Avšak myslím si, že náš spôsob je lepší. Málokto bude pozerať dvojhodinový záznam stretnutia, pokiaľ tých ľudí osobne nepozná alebo nie je dokonca účastník stretnutia. Naproti tomu krátke 7-minútové video prenesie atmosféru stretnutia, predstaví klub a oboznámi diváka s tým, ako to na našich stretnutiach vyzerá. V tejto chvíli ešte len začíname, ale výsledky sú sľubné. Na jedno stretnutie už prišla pani z Říčan u Prahy. Videla môj prejav a chcela nás spoznať aspoň na diaľku.

Celoslovenské webináre

Aktuálna kríza pretransformovala veľa vecí a donútila nás zamyslieť sa nad novými prístupmi. Naši area directori (pod areu spadá niekoľko klubov Toastmasters) začali usporadúvať webináre, kde sa riešia napríklad témy, ako nakopnúť klub k lepším výsledkom. Ide o to, že sa zídu vedúci klubov z celého Slovenska a riešia problémy spoločne. Myslím si, že táto iniciatíva bude pokračovať aj naďalej. Taký webinár zvykol trvať hodinu a pol, ale následná, už dobrovoľná diskusia, častokrát tiež. Viacerí sme odchádzali až po polnoci, aj to len preto, aby sme sa vyspali.

Súťaže a voľby

Počas tejto krízy sme museli zmeniť aj spôsob, akým sa organizujú súťaže a volia vedúci do klubov na nasledujúce obdobie. Všetky takéto aktivity prebiehajú v tejto chvíli online, predovšetkým cez Zoom. U súťaží sú však požiadavky na videokonferenciu vyššie ako u bežného stretnutia, napríklad potrebujete oddeliť súťažiacich, aby navzájom o sebe nevedeli a nepočuli prejavy ostatných. Zároveň potrebujete zabezpečiť anonymitu porotcov. Nebolo to ľahké, ale zvládli sme to.

Osemnásteho mája sme mali v našom klube voľby nového vedenia, tiež online. Len dva dni predtým som sa zúčastnil online volieb do celého dištriktu a odpozoroval som know-how. Vedel som, ako zabezpečiť anonymitu hlasovania, ako overiť, že hlasovali len oprávnení členovia a celkovo to, že som sa mohol takýchto volieb zúčastniť, mi veľmi pomohlo. V našom klube voľby taktiež prebehli hladko, aj keď som postupy mierne poupravil pre potreby nášho klubu.

A čo ďalej?

Je koniec júna, obmedzenia verejných akcií výrazne pominuli a my sa po takmer troch mesiacoch chystáme opäť stretnúť osobne. Už budúci týždeň. Podobne ako prechod do online prostredia, aj prechod späť je náročný. Ale poctivou prácou a prípravou to zvládneme.

Začal som si však uvedomovať, aký prínos majú online stretnutia. Rečník sa naučí úplne nové zručnosti: ako sa pozerať do kamery, ako interagovať s publikom a vôbec, ako si zvyknúť, že rozpráva v prázdnej miestnosti. Osobné stretnutia pred skupinou ľudí sú úplne iné. Táto kríza nám dala šancu vidieť potenciál online stretnutí a páčilo by sa mi, keby sme ich v nejakej podobe zachovali. Hoci len príležitostne. Čas ukáže, akou cestou sa vyberieme, ale som rád, že som pri tom.

More articles from Vladimír Záhradník

How to download videos from private FB groups

...before they're gone forever

May 22nd, 2020 · 7 min read

Maintaining account security in a Toastmasters club

Applying modern security practices and limiting account exposure is hard. Especially in a non-profit organization where its leaders change once in a year. What's my solution?

May 17th, 2020 · 12 min read
© 2018–2020 Vladimír Záhradník
Link to $https://github.com/vzahradnikLink to $https://medium.com/@vladimir.zahradnikLink to $https://www.youtube.com/channel/UCogZ6qxqKa_WIsw7NnU2IaALink to $https://twitter.com/VladoZahradnikLink to $https://www.linkedin.com/in/vladimirzahradnikLink to $https://www.facebook.com/vzahradnikLink to $https://www.instagram.com/vladimir.zahradnik