Navigate back to the homepage

Ako som si odpromoval podujatie Toastmasters

Ak chcete efektívne PR, potrebujete stratégiu
Vladimír Záhradník
June 17th, 2020 · 10 min read

Nie som profesionálny promotér a nemám veľa možností vyskúšať si ich prácu. Preto keď sa mi naskytla príležitosť odpromovať si stretnutie klubu Toastmasters Košice so špeciálnym hosťom, chytil som sa jej.

Bol koniec januára 2020, mali sme klubovú poradu a jedným z hlavných bodov programu bola vzdelávacia akcia nášho hosťa z bratislavského klubu, Mateja. Ten mal na východe Slovenska pracovné povinnosti a pri tejto príležitosti sa ponúkol, že sa na nás príde pozrieť a pripraví si prednášku na nejakú tému. Akú? To sme práve potrebovali doriešiť.

Vymysleli sme si šesť tém a nechali sme o nich hlasovať našich členov. Aj keď sa nezapojili všetci, výsledky som mu posunul. Vyhrala téma „Prečo ísť do vedenia klubu“ a hneď za ňou bola téma „Čo všetko ti Toastmasters môže dať?“. Matejovi sa páčili obe, ale vybral si tú druhú. Povedal: „Do tej témy dokážem zahrnúť aj to líderstvo.“ Dátum jeho prednášky sme po dohode s ním stanovili na 2.3.2020.

Každé stretnutie v našom klube niekto moderuje. Rola rotuje medzi členmi, aby sa zlepšili v organizačných schopnostiach. A práve toto stretnutie pripadlo mne. Keďže som ako viceprezident pre vzdelávanie aj tak komunikoval s Matejom ohľadom jeho vzdelávačky, všetky informácie prirodzene tiekli cezo mňa. Takže sa aj celkom hodilo, že ich nemusím ešte posúvať ďalej. Poďme sa pozrieť na to, čo všetko som musel zabezpečiť alebo skoordinovať s ostatnými vedúcimi:

  • Musel som si potvrdiť rezerváciu miestnosti pre podujatie
  • Musel som obsadiť členmi rôzne roly na stretnutí. Roly ako časomerač alebo zberač slovnej vaty sú súčasťou každého stretnutia a je na mne včas ich niekomu priradiť
  • Musel som s Matejom dohodnúť tému jeho vzdelávačky
  • Musel som sa rozhodnúť, aký časový priestor vyhradím Matejovi počas stretnutia
  • Následne som musel prispôsobiť agendu stretnutia, aby sme neboli na stretnutí pridlho. Vyhodil som napríklad pripravené prejavy, ktoré bežne mávame
  • Musel som riešiť propagáciu podujatia. V tom čase sme v klube nemali človeka na PR, mal som teda voľnú ruku

Môže sa zdať, že je toho veľa, a aj je. Ale po takmer roku v role viceprezidenta pre vzdelávanie tieto veci koordinujem pravidelne. V plánovaní a organizovaní som sa zlepšil natoľko, že už pre mňa nepredstavuju výzvu. Zároveň som vedel, že ani na pódiu veľa času nestrávim. Bude tam totiž Matej, hviezda večera. Chcel som si prípravu nejako sťažiť a zase sa niečo nové naučiť. Povedal som si, že si akciu aj odpromujem. Tak, ako sa to robí u oveľa väčších podujatí.

PR v klube

O PR sa v klube bežne stará na to určený vedúci, viceprezident pre vzťahy s verejnosťou. Chvíľu sme takého aj mali, ale po čase odišiel z klubu. Náš klub sa jeho odchodom ocitol tak trochu v chaose. Roly PR sme sa chopili my ostatní, ktorí sme zostali. A poviem vám, robiť PR poriadne chce čas, enormne veľa času. Naše PR fungovalo v núdzovom režime. Zvyčajne sme na Facebook pridali nové podujatie, krátky všeobecný popis, nejakú fotku a to bolo viac-menej všetko. A tým, že sme sa o PR starali viacerí, chýbal tomu koncept a konzistentnosť.

Klubu chýbala jednotná PR stratégia

Každý z nás komunikoval s publikom trochu inak a pôsobilo to amatérsky. Práve nadchádzajúce stretnutie som bral ako príležitosť ukázať, ako by to mohlo vyzerať. Bol to veľký záväzok, ale bral som to tak, že ho beriem len na pár týždňov a len na jedno stretnutie. To, čo som sa naučil, však využívam dodnes.

Matej ako ťahák pre nových členov

Uvedomoval som si potenciál stretnutia. Nemal som čo pokaziť — naši členovia prídu tak či tak — ale náš klub mohol správnym PR veľa získať. Videl som príležitosť použiť Mateja ako magnet pre nábor nových členov. Ja nalákam hostí, aby sa prišli na toto stretnutie pozrieť, Matej spraví zvyšok. Za viac ako päť rokov, odkedy pôsobí v Toastmasters, sa z neho stal úspešný rečník, moderátor, a tým, že pomáhal svojmu klubu ako vedúci, naberal aj líderské zručnosti. Hostia sa môžu v Matejovi nájsť: „Pozrite, toto môžete byť vy o päť rokov.“

Matej Petrenka
Matej Petrenka

Aj keď klub rád privíta medzi sebou kohokoľvek, chcel som sa zamerať na skupinu ľudí, ktorí na sebe aktívne pracujú, chodia na rôzne semináre, webináre, stále sa zlepšujú a práve Matej im môže „predať“ koncept Toastmasters. Stačí pár takýchto aktívnych ľudí v klube a ten začína prirodzene rásť. Takýmto ľuďom nemusíte dávať úlohy, vymyslia si ich sami. A ani neviete ako a ich aktivita priláka ďalších.

Avšak práve takíto hostia k nám častokrát ani nezavítajú. A keď aj áno, vidia pripravené prejavy menej skúsených rečníkov. Inými slovami, ten potenciál, čo všetko sa môžu naučiť, im po jednom stretnutí častokrát nedôjde. Keď si však vypočujú Matejov osobný príbeh a uvidia jeho suverénne vystupovanie, to už je iná káva. Mateja som poznal osobne z niekoľkých stretnutí a vedel som, koho idem promovať.

Intenzívne dva týždne

Príprava stretnutia síce začala koncom januára, ale hýbala sa len veľmi pomaly. Nebol dôvod sa s tým ponáhľať. S Matejom sme sa dohodli, že mu vyhradím čas na pódiu 45 minút. Zároveň sme mali už aj zvolenú tému jeho prednášky a upravenú agendu stretnutia. Na vyššie obrátky som prepol až dva týždne pred stretnutím. Od tejto chvíle začíname byť s Matejom v pravidelnej e-mailovej komunikácii. Ohľadom PR som sa nemal v klube na koho obrátiť. Skúsenosti na tej úrovni, ktoré som potreboval, nemal u nás nikto. Oslovil som s prosbou priamo Mateja:

— Ahoj Matej, chcel by som s tebou začať riešiť aj propagáciu. Rád by som to spravil tak, ako sa to robí u väčších podujatí. Predstavujem si to nejako tak, že raz za deň-dva by som dal do podujatia nový príspevok, buď o rečníkovi alebo téme. Si ochotný mi s tým pomôcť? Pre začiatok by bolo ideálne, keby si mi poslal nejakú fotku, kde rečníš.

— Ahoj Vlado, k propagácii ti posielam niekoľko fotiek a tiež krátky popis o mne. S marketingom ti vie najlepšie pomôcť Darinka z Trnavy alebo Ľuboš.

Pre upresnenie, Darinka je z klubu Toastmasters Trnava a Ľuboš z klubu Slovenskí Toastmasters (z Bratislavy). Darinka aktuálne pôsobí ako prezidentka klubu, ale dlhodobo rieši aj PR. Oslovil som ju, podrobne som jej popísal môj zámer s PR a požiadal ju o pomoc. Ochotne súhlasila.

Z našej debaty vyplynulo niekoľko dôležitých poznatkov:

  • Vytvor dobrý popis podujatia
  • Mateja skoro nikto nepozná. Zameraj sa na tému, ktorú chceš prezentovať. Jeho môžeš predstaviť podrobnejšie neskôr
  • Komunikáciu cieľ na hostí
  • Do fotky podujatia daj miesto, dátum, čas a logo klubu. Ľudia sú viac vizuálni
  • Ohľadom grafiky sa inšpiruj na Internete. Potrebuješ jednoduchú grafiku, ktorá pôsobí profesionálne
  • Celá grafika musí vzájomne ladiť
  • Pozvi na podujatie členov svojho klubu a požiadaj ich, aby účasť aj potvrdili. Tvojmu podujatiu dodáš váhu

Základ teda máme. Riešil som však ešte jeden problém — mám od hostí vyžadovať rezerváciu miesta? Ako budem vedieť, koľko ich príde? Bude stačiť aktuálne vyhradená miestnosť pre 30 ľudí alebo sa musím v prípade záujmu pripraviť aj na to, že bude potrebné rezervovať väčšiu miestnosť? Darinka mi k tomuto povedala dve veci:

  • Nutnosť potvrdenia registrácie môže byť komplikácia, ktorá odradí hostí
  • Zo skúseností prišlo pri aktívnom prome najviac sedem hostí

Začíname s PR

Promo som sa rozhodol robiť na Facebooku, Instagrame, LinkedIne a Twitteri. Facebook je naša hlavná platforma a máme na ňom skoro tisíc sledovateľov. Preto som sa naňho zameral najviac. Ostatné platformy boli skôr experiment — verím v potenciál LinkedInu a Twitteru, ale na týchto sieťach ešte len začíname. Nemal som od nich veľké očakávania. Zverejňovaný obsah na týchto platformách bol takmer identický, mierne som ho však prispôsobil. Hlavne na Twitteri. Oznam o podujatí sme tiež zverejnili v miestnych novinách, ale vzhľadom na to, že nejde až o tak veľkú akciu, novinárov som už neoslovoval.

Ak má promo vyzerať poriadne, nesmie skončiť vytvorením podujatia. Potrebujete ľudí do poslednej chvíle oslovovať a tesne pred konaním podujatia by ste mali počet príspevkov ešte zvýšiť. Ja som si rozdelil ľudí do dvoch skupín:

  • Tí, ktorí na Facebooku prejavili záujem o podujatie zvolením možnosti „Mám záujem“ alebo „Zúčastním sa“
  • Tí ostatní, ktorí buď ešte o podujatí nevedia, alebo ich ešte dostatočne nezaujalo. Do tejto skupiny zaradzujem aj komunikáciu na Instagrame, Twitteri a LinkedIne

Tým, že vám niekto potvrdí na Facebooku záujem o podujatie, začne mu Facebook zverejňovať všetky vaše príspevky o ňom. Takto už dokážete efektívne cieliť na skupinu ľudí, ktorí sa rozhodujú, či prídu alebo nie. Komunikácia môže byť priamejšia a môže poodhaliť aj zákulisie príprav. Príspevky v podujatí som zverejňoval pod svojím menom a chcel som, aby pôsobila osobnejšie.

Zverejňovať príspevky len v podujatí však nestačí. Stále máte potenciál osloviť ďalších ľudí, ktorí o podujatí ešte nevedia alebo ich ešte nezaujalo. A práve na to som využil našu Facebook stránku a tiež Instagram, LinkedIn a Twitter. Táto komunikácia cieli na širšiu skupinu ľudí a je formálnejšia.

Začal som vytvorením grafiky. Potreboval som vymyslieť jednoduchý koncept, ktorý budem využívať pri všetkých príspevkoch. V rámci prípravy som si pozeral viacero iných podujatí a hľadal som aj softvér, ktorý už má v sebe nejaké pripravené šablóny. Nakoniec som grafiku tvoril v Canve a Inkscape.

V každom jednom snímku som použil polopriehľadný spodný pruh, kde som vždy uviedol názov podujatia, miesto, dátum a čas. Na každú fotku som tiež umiestnil priehľadné logo klubu. Vytvoril som viacero farebných variantov loga, no nakoniec som použil čierne logo a nastavil mu priehľadnosť. Práve toto logo používam najčastejšie aj dnes. Celkovo si myslím, že som spravil dobrú prácu.

Obrázok podujatia
Obrázok podujatia

Úplne prvý príspevok som formuloval v osobnom duchu. Všimnite si, že na snímku je dievča, ktoré sníva a premýšľa. Text vyzeral nejako takto: „Svetu vládnu príbehy. Zažili ste ten moment, keď ste sa báli niečo povedať? Aj o tom je Toastmasters. Prekonať svoj strach je polovica úspechu…“

A takto postupne som premostil na Mateja a predstavil ho, zatiaľ len v náznakoch — ako dlho pôsobí v Toastmasters, ako sa zlepšil ako líder, ako našiel svoju vysnívanú prácu a čím sa živí. Spomenul som aj to, že moderoval v Košiciach konferenciu, ktorú by mohli viacerí hostia poznať. Aj to ich mohlo nalákať prísť sa k nám pozrieť. Celý príspevok som zakončil jeho výrokom, ktorý má v hlavičke každého svojho e-mailu.

Matej miluje ľudí, verí v kritickú masu a verí, že svojím prístupom dokáže zmeniť svet

Svoju prvú aktualizáciu v podujatí som začal predstavením agendy. Nechcel som, aby hostia mali pocit, že si vypočujú len Mateja. Chcel som, aby bol program (aj keď len predbežný) všetkým jasný.

Predstavenie agendy
Predstavenie agendy

Chcel som, aby vedeli, že sa môžu tešiť aj na improvizácie a že uvidia aj akýchsi hodnotiteľov, ktorí zhodnotia celý večer.

Tvoríme ďalší obsah

Za ideálnych okolností by ste mali pridávať nové príspevky do podujatia aspoň raz za dva-tri dni. V mojom prípade to úplne nevyšlo — nemal som dostatok obsahu na zverejnenie. Mal som predstavu, že dám Matejovi zopár otázok, ktoré mi e-mailom zodpovie a každý deň zverejním krátky status s jeho odpoveďou, fotkou a pozvánkou na stretnutie. Tiež som ho požiadal, či by neskúsil nahrať videopozvánku. Video má potenciál zaujať.

Tie otázky boli:

  • Ako si sa dozvedel o Toastmasters?
  • Prečo si šiel do vedenia?
  • Vieš uviesť jeden konkrétny príklad, kde ti Toastmasters pomohol v reálnom živote?
  • Môžeš uviesť jednu-dve veci, ktoré si o sebe zistil vďaka Toastmasters?

E-mailová komunikácia sa, žiaľ, oneskorila. Využil som informácie z jeho domovského klubu a tiež som prehľadal Internet. Našiel som niekoľko zmienok z jeho ďalších podujatí, ktoré moderoval. Z týchto informácií som vyskladal ďalší príspevok.

Predstavenie Mateja
Predstavenie Mateja

Využil som aj Matejov osobný status, v ktorom hovoril o tom, ako práve obchádza slovenské kluby Toastmasters. Ten náš mala byť jeho posledná zastávka. Paráda, nazdieľal som to do podujatia pre hostí, ktorí sa už o Mateja zaujímajú. Na Facebook stránku, kde komunikujem formálnejšie, táto informácia nešla.

Aby som preklenul čas, kým mi Matej zodpovie otázky, šiel som na to inak. Aj keď je hlavnou hviezdou večera, nie je jediný. Hostí potrebujem pripraviť na to, čo sa bude diať. Mal som fotky z predchádzajúceho stretnutia, ktoré sme na stránke ešte nezverejnili. Bežne to robíme tesne po stretnutí, ale zabudli sme na to. Túto chybu som nepriznal. Naopak, napísal som príspevok v pozitívnom duchu, ktorý zapadá do konceptu:

Teraz, keď sú prípravy na nasledujúce stretnutie v plnom prúde, pripomeňme si v krátkosti to predošlé…

Fotka z predošlého stretnutia
Fotka z predošlého stretnutia

Ako sa vraví: zachránil som to.

Zadarilo sa mi a získal som materiál ešte na jeden príspevok. Niekedy v tom čase naša nová členka, Mirka, napísala blog o tom, ako jej rečnenie na verejnosti naháňa hrôzu. Opäť som to využil v mojom prome a príspevok som upravil tak, aby sa hodil do môjho konceptu.

Blog Mirky Hreškovej
Blog Mirky Hreškovej

Mirka ako začínajúca členka ponúkala pohľad niekoho, kto ešte len začal. Matej zase predstavoval niekoho, kto pôsobí v Toastmasters dlhodobo. Práve ten kontrast bol lákavý a využil som ho.

Už v pondelok si budete môcť vypočuť Mateja […] no napadlo nás, že vám ukážeme aj pohľad niekoho, kto do Toastmasters ešte len vstúpil — našej novej členky Mirky.

Práve v Mirke sa môžu hostia nájsť. Zároveň jej blog vidia s dostatočným predstihom, takže majú čas si ho prečítať. Tento príspevok som dal na všetky naše sociálne siete.

Niekedy v tom čase mi Matej konečne odpísal. Mal som odpovede na moje otázky, ale bol deň pred stretnutím. Vedel som, že môj pôvodný nápad s tým, že ich budem zverejňovať postupne, už nezrealizujem. Prišla mi však škoda, keby som ich ešte nezapracoval. Spravil som jeden ucelený príspevok, v ktorom som spísal moje otázky a Matejove odpovede. Jeho odpovede som musel mierne poupraviť, aby sa dobre čítali.

Otázky pre Mateja
Otázky pre Mateja

Deň pred stretnutím som zverejnil v podujatí informáciu s fotkou miestnosti, kde sa budeme nachádzať. Boli tam aj inštrukcie pre hostí.

Kde nás nájdete?
Kde nás nájdete?

Deň stretnutia

V tento deň už udalosti nabrali rýchly spád. Zhodou okolností som vtedy šiel na jeden workshop o copywritingu. Kiež by sa konal o dva týždne skôr. Využil som príležitosť a do podujatia som dal pohľad do zákulisia, ako už cestujem do Košíc.

Cesta vlakom
Cesta vlakom

O nejakú hodinku mi volá Matej: „Ahoj Vlado, tú videopozvánku som nestihol natočiť. Ak chceš, môžem to spraviť teraz.“ Odvetil som: „Vďaka Matej, ale nebude to potrebné. Spravili sme s promom dobrú prácu a tí, ktorí chcú prísť, prídu. Už to nechaj.“

Svoj workshop som úspešne absolvoval. Bol som najaktívnejší účastník, dokonca som aj vyhral nejaký poznámkový blok. Po workshope som sa dal do debaty s asi troma účastníkmi. O startupoch a tak. Debatovali by sme aj celé hodiny, ale ostatných už tlačil čas.

Workshop sa konal v priestoroch mojej bývalej univerzity. Nedalo mi a musel som sa prejsť univerzitným parkom a vidieť, ako sa zmenil. Času som mal stále dosť, vybral som sa do centra mesta.

Asi dve hodinky pred stretnutím mi volá Matej, že na mieste akcie bude už asi o hodinu. Dohodli sme sa, že hneď ako budem môcť, k nemu prídem. I tak bolo. Keď som prišiel, Matej už bol v bistre. Dali sme sa do družnej debaty a neskôr sa k nám pridali ďalší dvaja členovia z klubu, ktorí prišli o niečo skôr. Čas príjemne ubiehal a o nejakej šiestej večer som navrhol, že už je čas sa chystať. Poprosil som ostatných, aby mi pomohli s prípravou miestnosti.

Stretnutie

Už na prvý pohľad som si všimol, že je nás viac ako zvyčajne. PR zjavne zabralo. Prišlo asi šesť hostí a aj väčšina členov. Chystal som si poznámky a dohadoval s Matejom posledné detaily. Požiadal ma, aby som spravil s hosťami „úvodné kolečko“ a aby som od nich skúsil vytiahnuť, čo sa chcú dozvedieť.

Matej nemal svoju vzdelávačku nalinkovanú. Chcel ju spraviť interaktívnu a v tom som mu rád pomohol. Zároveň som využil čas a spýtal sa hostí, odkiaľ sa o podujatí dozvedeli. Všetci povedali jednohlasne: Facebook. Promo na ostatných sieťach však neľutujem. Vybudovať si sledovateľov chce čas.

V momente, keď som Matejovi ako moderátor odovzdal slovo, odľahlo mi. Vedel som, že to najťažšie je za mnou. Ľudia prišli, stretnutie beží a ja mám konečne trištvrte hodiny oddych. Sadol som si úplne dozadu a pozoroval priebeh stretnutia. Ľudia sa aktívne pýtali a stretnutie malo príjemnú atmosféru. Pýtali sa aj cez prestávku, keď Matej skončil. Po prestávke sa už stretnutie od tých ostatných v ničom neodlišovalo. Prišli improvizácie a rôzne hodnotenia, napríklad aké nespisovné slová sme použili.

Po stretnutí som hostí pozval na afterpárty dole do bistra, kde debata ďalej pokračovala.

Ako to dopadlo?

Celkovo hodnotím celú akciu ako veľmi vydarenú a PR za úspech. Nových členov sme v ten deň síce nezískali, ale dostali sme povedomie o klube medzi ďalších ľudí.

Písal sa 2. marec 2020 a bolo to na dlhšiu dobu naše posledné osobné stretnutie, čo vtedy nikto z nás ešte netušil. O nejaké dva týždne sme mali poradu klubu a deň na to už vláda nariadila obmedzenie stretávania sa kvôli koronavírusu. Zrazu sme stáli pred úplne novými problémami. Ale o tom vám poviem niekedy nabudúce.

More articles from Vladimír Záhradník

Merkur — A construction set you've never heard of!

After ten years, I found my old Merkur construction set. It brings memories and thoughts about how I can make it useful again.

February 29th, 2020 · 4 min read

Startup School 2020 — Back to the drawing board

First week of the YC Startup School was a game changer for me. I need to rethink my idea, or fail fast!

January 30th, 2020 · 6 min read
© 2018–2020 Vladimír Záhradník
Link to $https://github.com/vzahradnikLink to $https://medium.com/@vladimir.zahradnikLink to $https://www.youtube.com/channel/UCogZ6qxqKa_WIsw7NnU2IaALink to $https://twitter.com/VladoZahradnikLink to $https://www.linkedin.com/in/vladimirzahradnikLink to $https://www.facebook.com/vzahradnikLink to $https://www.instagram.com/vladimir.zahradnik