Jak jsem si odpromoval setkání Toastmasters

Chcete-li efektivní PR, potřebujete strategii.

2 years ago   •   14 min read

By Vladimír Záhradník
Zdroj: StartupStockPhotos, Pixabay

Nejsem profesionální promotér a nemám mnoho možností vyzkoušet si jejich práci. Proto když se mi naskytla příležitost odpromovat si schůzku klubu Toastmasters Košice se speciálním hostem, chopil jsem se jí.

Byl konec ledna 2020, měli jsme klubovou poradu a jedním z hlavních bodů programu byla vzdělávací akce našeho hosta z bratislavského klubu, Matěje. Ten měl na východě Slovenska pracovní povinnosti a při této příležitosti se nabídl, že se na nás přijde podívat a připraví si přednášku na nějaké téma. Jaké? To jsme právě potřebovali dořešit.

Vymysleli jsme si šest témat a nechali jsme o nich hlasovat naše členy. I když se nezapojili všichni, výsledky jsem mu posunul. Vyhrálo téma „Proč jít do vedení klubu“ a hned za ním bylo téma „Co všechno ti Toastmasters může dát?“ Matějovi se líbily obě, ale vybral si to druhé. Řekl: „Do tohoto témata dokážu zahrnout i to lídrovství.“ Datum jeho přednášky jsme po dohodě s ním stanovili na 2.3.2020.

Každé setkání v našem klubu někdo moderuje. Role rotuje mezi členy, aby se zlepšili v organizačních schopnostech. A právě toto setkání připadlo mně. Jelikož jsem jako viceprezident pro vzdělávání i tak komunikoval s Matějem ohledně jeho vzdělávačky, všechny informace přirozeně tekly skrze mne. Takže se i docela hodilo, že je nemusím ještě posouvat dále. Pojďme se podívat na to, co všechno jsem musel zajistit nebo zkoordinovat s ostatními vedoucími:

  • Musel jsem si potvrdit rezervaci místnosti pro setkání
  • Musel jsem obsadit členy různé role na setkání. Role jako časoměřič nebo sběrač slovní vaty jsou součástí každého setkání a je na mně včas je někomu přiřadit
  • Musel jsem s Matějem dohodnout téma jeho vzdělávačky
  • Musel jsem se rozhodnout, jaký časový prostor vyhradím Matějovi během setkání
  • Následně jsem musel přizpůsobit agendu setkání, abychom nebyli na setkání příliš dlouho. Vyhodil jsem například připravené projevy, které běžně míváme
  • Musel jsem řešit propagaci akce. V té době jsme v klubu neměli člověka na PR, měl jsem tedy volnou ruku

Může se zdát, že je toho hodně, a také je. Ale po téměř roce v roli viceprezidenta pro vzdělávání tyto věci koordinuji pravidelně. V plánování a organizování jsem se zlepšil natolik, že už pro mě nepředstavují výzvu. Zároveň jsem věděl, že ani na pódiu mnoho času nestrávím. Bude tam totiž Matej, hvězda večera. Chtěl jsem si přípravu nějak ztížit a zase se něco nového naučit. Řekl jsem si, že si setkání také odpromuji. Tak, jak se to dělá u mnohem větších akcí.

PR v klubu

O PR se v klubu běžně stará na to určený vedoucí, viceprezident pro vztahy s veřejností. Chvíli jsme takového i měli, ale po čase odešel z klubu. Náš klub se jeho odchodem ocitl tak trochu v chaosu. Role PR jsme se chopili my ostatní, kteří jsme zůstali. A řeknu vám, dělat PR pořádně chce čas, enormně mnoho času. Naše PR fungovalo v nouzovém režimu. Obvykle jsme na Facebook přidali novou událost, krátký obecný popis, nějakou fotku a to bylo víceméně všechno. A tím, že se o PR staralo více lidí, chyběl tomu koncept a konzistentnost.

Klubu chyběla jednotná PR strategie.

Každý z nás komunikoval s publikem trochu jinak a působilo to amatérsky. Právě nadcházející setkání jsem bral jako příležitost ukázat, jak by to mohlo vypadat. Byl to velký závazek, ale bral jsem to tak, že ho beru jen na pár týdnů a jen na jedno setkání. To, co jsem se naučil, ovšem využívám dodnes.

Matěj jako tahák pro nové členy

Uvědomoval jsem si potenciál setkání. Neměl jsem co zkazit — naši členové přijdou tak či tak — ale náš klub mohl správným PR hodně získat. Viděl jsem příležitost použít Matěje jako magnet pro nábor nových členů. Já přilákám hosty, aby se přišli na toto setkání podívat, Matěj udělá zbytek. Za více než pět let, odkdy působí v Toastmasters, se z něj stal úspěšný řečník, moderátor, a tím, že pomáhal svému klubu jako vedoucí, nabíral i vůdčí dovednosti. Hosté se mohou v Matějovi najít: „Podívejte, toto můžete být vy o pět let.“

Matěj Petrenka

Ačkoliv klub rád přivítá mezi sebou kohokoliv, chtěl jsem se zaměřit na skupinu lidí, kteří na sobě aktivně pracují, chodí na různé semináře, webináře, stále se zlepšují a právě Matěj jim může „prodat“ koncept Toastmasters. Stačí pár takových aktivních lidí v klubu a ten začíná přirozeně růst. Takovým lidem nemusíte dávat úkoly, vymyslí si je sami. A ani nevíte jak a jejich aktivita přiláká další.

Ovšem právě takoví hosté k nám častokrát ani nezavítají. A i když ano, vidí připravené projevy méně zkušených řečníků. Jinými slovy, ten potenciál, co všechno se mohou naučit, jim po jednom setkání častokrát nedojde. Když si ovšem vyslechnou Matějův osobní příběh a uvidí jeho suverénní vystupování, to už je jiné kafe. Matěje jsem znal osobně z několika setkání a věděl jsem, koho jdu promovat.

Intenzivní dva týdny

Příprava setkání sice začala koncem ledna, ale hýbala se jen velmi pomalu. Nebyl důvod s tím spěchat. S Matějem jsme se dohodli, že mu vyhradím čas na pódiu 45 minut. Zároveň jsme měli už i zvolené téma jeho přednášky a upravenou agendu setkání. Na vyšší obrátky jsem přepnul až dva týdny před setkáním. Od této chvíle začínáme být s Matějem v pravidelné e-mailové komunikaci. Ohledně PR jsem se neměl v klubu na koho obrátit. Zkušenosti na té úrovni, které jsem potřeboval, neměl u nás nikdo. Oslovil jsem s prosbou přímo Matěje:

  • Ahoj Matěj, chtěl bych s tebou začít řešit i propagaci. Rád bych to udělal tak, jak se to dělá u větších akcí. Představuji si to nějak tak, že jednou za den-dva bych dal do akce nový příspěvek, buď o řečníkovi nebo tématu. Si ochoten mi s tím pomoci? Pro začátek by bylo ideální, kdyby si mi poslal nějakou fotku, kde mluvíš.
  • Ahoj Vlado, k propagaci ti posílám několik fotek a také krátký popis o mně. S marketingem ti ví nejlépe pomoci Darinka z Trnavy nebo Luboš.

Pro upřesnění, Darinka je z klubu Toastmasters Trnava a Luboš z klubu Slovenští Toastmasters (z Bratislavy). Darinka aktuálně působí jako prezidentka klubu, ale dlouhodobě řeší i PR. Oslovil jsem ji, podrobně jsem jí popsal můj záměr s PR a požádal ji o pomoc. Ochotně souhlasila.

Z naší debaty vyplynulo několik důležitých poznatků:

  • Vytvoř dobrý popis akce
  • Matěje skoro nikdo nezná. Zaměř se na téma, které chceš prezentovat. Jeho můžeš představit podrobněji později
  • Komunikaci cíl na hosty
  • Do fotky akce dej místo, datum, čas a logo klubu. Lidé jsou více vizuální
  • Ohledně grafiky se inspiruj na Internetu. Potřebuješ jednoduchou grafiku, která působí profesionálně
  • Celá grafika musí vzájemně ladit
  • Pozvi na setkání členy svého klubu a požádej je, aby účast i potvrdili. Tvému setkání dodáš váhu

Základ tedy máme. Řešil jsem však ještě jeden problém — mám od hostů vyžadovat rezervaci místa? Jak budu vědět, kolik jich přijde? Bude stačit aktuálně vyhrazená místnost pro 30 lidí nebo se musím v případě zájmu připravit i na to, že bude třeba rezervovat větší místnost? Darinka mi k tomuto řekla dvě věci:

  • Nutnost potvrzení registrace může být komplikace, která odradí hosty
  • Ze zkušeností přišlo při aktivním promu nejvíce sedm hostů

Začínáme s PR

Promo jsem se rozhodl dělat na Facebooku, Instagramu, LinkedInu a Twitteru. Facebook je naše hlavní platforma a máme na něm skoro tisíc sledovatelů. Proto jsem se na něj zaměřil nejvíce. Ostatní platformy byly spíše experiment — věřím v potenciál LinkedInu a Twitteru, ale na těchto sítích teprve začínáme. Neměl jsem od nich velká očekávání. Obsah publikován na těchto platformách byl téměř identický, mírně jsem ho však přizpůsobil. Hlavně na Twitteru. Oznámení o setkání jsme také zveřejnili v místních novinách, ale vzhledem k tomu, že nejde až o tak velkou akci, novináře jsem už neoslovil.

Pokud má promo vypadat pořádně, nesmí skončit vytvořením události. Potřebujete lidi do poslední chvíle oslovovat a těsně před konáním akce byste měli počet příspěvků ještě zvýšit. Já jsem si rozdělil lidi do dvou skupin:

  • Ti, kteří na Facebooku projevili zájem o událost zvolením možnosti „Mám zájem“ nebo „Zúčastním se“
  • Ti ostatní, kteří buď ještě o události nevědí, nebo je ještě dostatečně nezaujala. Do této skupiny řadím i komunikaci na Instagramu, Twitteru a LinkedInu

Tím, že vám někdo potvrdí na Facebooku zájem o událost, začne mu Facebook zveřejňovat všechny vaše příspěvky o ní. Takto už dokážete efektivně cílit na skupinu lidí, kteří se rozhodují, zda přijdou nebo ne. Komunikace může být přímější a může poodhalit i zákulisí příprav. Příspěvky v události jsem zveřejňoval pod svým jménem a chtěl jsem, aby působila osobněji.

Zveřejňovat příspěvky jen v události však nestačí. Stále máte potenciál oslovit další lidi, kteří o setkání ještě nevědí nebo je ještě nezaujalo. A právě na to jsem využil naši Facebook stránku a také Instagram, LinkedIn a Twitter. Tato komunikace cíli na širší skupinu lidí a je formálnější.

Začal jsem vytvořením grafiky. Potřeboval jsem vymyslet jednoduchý koncept, který budu využívat při všech příspěvcích. V rámci přípravy jsem si prohlížel několik jiných událostí a hledal jsem i software, který už má v sobě nějaké připravené šablony. Nakonec jsem grafiku tvořil v Canvě a Inkscapu.

V každém jednom snímku jsem použil poloprůhledný spodní pruh, kde jsem vždy uvedl název akce, místo, datum a čas. Na každou fotku jsem také umístil průhledné logo klubu. Vytvořil jsem několik barevných variant loga, ale nakonec jsem použil černé logo a nastavil mu průhlednost. Právě toto logo používám nejčastěji i dnes. Celkově si myslím, že jsem udělal dobrou práci.

Obrázek události

Úplně první příspěvek jsem formuloval v osobním duchu. Všimněte si, že na snímku je dívka, která sní a přemýšlí. Text vypadal nějak takto: „Světu vládnou příběhy. Zažili jste ten moment, když jste se báli něco říct? Také o tom je Toastmasters. Překonat svůj strach je polovina úspěchu…“

A takto postupně jsem přemostil na Matěje a představil ho, zatím jen v náznacích — jak dlouho působí v Toastmasters, jak se zlepšil jako vůdce, jak našel svou vysněnou práci a čím se živí. Zmínil jsem i to, že moderoval v Košicích konferenci, kterou by mohli někteří hosté znát. I to je mohlo nalákat přijít se k nám podívat. Celý příspěvek jsem zakončil jeho výrokem, který má v záhlaví každého svého e-mailu.

Matěj miluje lidi, věří v kritickou masu a věří, že svým přístupem dokáže změnit svět.

Svou první aktualizaci v události jsem začal představením agendy. Nechtěl jsem, aby hosté měli pocit, že si vyslechnou jen Matěje. Chtěl jsem, aby byl program (i když jen předběžný) všem jasný.

Představení agendy

Chtěl jsem, aby věděli, že se mohou těšit i na improvizace a že uvidí i nějaké hodnotitele, kteří zhodnotí celý večer.

Tvoříme další obsah

Za ideálních okolností byste měli přidávat nové příspěvky do události alespoň jednou za dva-tři dny. V mém případě to úplně nevyšlo — neměl jsem dostatek obsahu ke zveřejnění. Měl jsem představu, že dám Matějovi pár otázek, které mi e-mailem zodpoví a každý den zveřejním krátký status s jeho odpovědí, fotkou a pozvánkou na setkání. Také jsem ho požádal, zda by nezkusil nahrát videopozvánku. Video má potenciál zaujmout.

Ty otázky byly:

  • Jak jsi se dozvěděl o Toastmasters?
  • Proč si šel do vedení?
  • Můžeš uvést jeden konkrétní příklad, kde ti Toastmasters pomohl v reálném životě?
  • Můžeš uvést jednu-dvě věci, které si o sobě zjistil díky Toastmasters?

E-mailová komunikace se bohužel zpozdila. Využil jsem informace z jeho domovského klubu a také jsem prohledal Internet. Našel jsem několik zmínek z jeho dalších akcí, které moderoval. Z těchto informací jsem vyskládal další příspěvek.

Představení Matěje

Využil jsem i Matějův osobní status, v němž hovořil o tom, jak právě obchází slovenské kluby Toastmasters. Ten náš měla být jeho poslední zastávka. Paráda, nasdílel jsem to do události pro hosty, kteří se již o Matěje zajímají. Na Facebook stránku, kde komunikuji formálnější, tato informace nešla.

Abych překlenul čas, dokud mi Matěj zodpoví otázky, šel jsem na to jinak. I když je hlavní hvězdou večera, není jediný. Hosty potřebuji připravit na to, co se bude dít. Měl jsem fotky z předchozího setkání, které jsme na stránce ještě nezveřejnili. Běžně to děláme těsně po setkání, ale zapomněli jsme na to. Tuto chybu jsem nepřiznal. Naopak, napsal jsem příspěvek v pozitivním duchu, který zapadá do konceptu:

Nyní, když jsou přípravy na následující setkání v plném proudu, připomeňme si v krátkosti to předešlé…
Fotka z předchozího setkání

Jak se říká: zachránil jsem to.

Zadařilo se mi a získal jsem materiál ještě na jeden příspěvek. Někdy v té době naše nová členka, Mirka, napsala blog o tom, jak jí mluvení na veřejnosti nahání hrůzu. Opět jsem to využil v mém promu a příspěvek jsem upravil tak, aby se hodil do mého konceptu.

Blog Mirky Hreškové

Mirka jako začínající členka nabídla pohled někoho, kdo teprve začal. Matěj zase představoval někoho, kdo působí v Toastmasters dlouhodobě. Právě ten kontrast byl lákavý a využil jsem ho.

Už v pondělí si budete moci poslechnout Matěje […] no napadlo nás, že vám ukážeme i pohled někoho, kdo do Toastmasters teprve vstoupil — naší nové členky Mirky.

Právě v Mirce se mohou hosté najít. Zároveň její blog vidí s dostatečným předstihem, takže mají čas si ho přečíst. Tento příspěvek jsem dal na všechny naše sociální sítě.

Někdy v té době mi Matěj konečně odepsal. Měl jsem odpovědi na mé otázky, ale byl den před setkáním. Věděl jsem, že můj původní nápad s tím, že je budu zveřejňovat postupně, už nerealizuji. Přišla mi však škoda, kdybychom je ještě nějak nevyužil. Udělal jsem jeden ucelený příspěvek, ve kterém jsem sepsal mé otázky a odpovědi od Matěje. Jeho odpovědi jsem musel mírně poupravit, aby se dobře četly.

Otázky pro Matěje

Den před setkáním jsem zveřejnil v události informaci s fotkou místnosti, kde se budeme nacházet. Byly tam i instrukce pro hosty.

Kde nás najdete?

Den setkání

V tento den už události nabraly rychlý spád. Shodou okolností jsem tehdy šel na jeden workshop o copywritingu. Kéž by se konal o dva týdny dříve. Využil jsem příležitosti a do akce jsem dal pohled do zákulisí, jak už cestuji do Košic.

Cesta vlakem

Za nějakou hodinku mi volá Matěj: „Ahoj Vlado, tu videopozvánku jsem nestihl natočit. Pokud chceš, můžu to udělat teď.“ Odvětil jsem: „Díky Matěji, ale nebude to potřeba. Udělali jsme s promem dobrou práci a ti, kteří chtějí přijít, přijdou. Už to nech.“

Svůj workshop jsem úspěšně absolvoval. Byl jsem nejaktivnější účastník, dokonce jsem i vyhrál nějaký poznámkový blok. Po workshopu jsem se dal do debaty s asi třemi účastníky. O startupech a tak. Debatovali bychom i celé hodiny, ale ostatní už tlačil čas.

Workshop se konal v prostorách mé bývalé univerzity. Nedalo mi a musel jsem se projít univerzitním parkem a vidět, jak se změnil. Času jsem měl stále dost, vybral jsem se do centra města.

Asi dvě hodinky před setkáním mi volá Matěj, že na místě akce bude už asi za hodinu. Dohodli jsme se, že jakmile budu moci, k němu přijdu. I tak bylo. Když jsem přišel, Matěj už byl v bistru. Dali jsme se do čilé debaty a později se k nám přidali další dva členové z klubu, kteří přišli o něco dříve. Čas příjemně ubíhal a o nějaké šesté večer jsem navrhl, že už je čas se chystat. Poprosil jsem ostatní, aby mi pomohli s přípravou místnosti.

Setkání

Už na první pohled jsem si všiml, že je nás víc než obvykle. PR zjevně zabralo. Přišlo asi šest hostů a také většina členů. Chystal jsem si poznámky a domlouval s Matějem poslední detaily. Požádal mě, abych udělal s hosty „úvodní kolečko“ a abych od nich zkusil vytáhnout, co se chtějí dozvědět.

Matěj neměl svou vzdělávačku nalinkovanou. Chtěl ji udělat interaktivní a v tom jsem mu rád pomohl. Zároveň jsem využil čas a zeptal se hosty, odkud se o akci dozvěděli. Všichni řekli jednohlasně: Facebook. Promo na ostatních sítích však nelituji. Získat sledovatele chce čas.

V momentě, kdy jsem Matějovi jako moderátor předal slovo, ulevilo mi. Věděl jsem, že to nejtěžší je za mnou. Lidé přišli, setkání běží a já mám konečně třičtvrtě hodiny odpočinek. Sedl jsem si úplně dozadu a pozoroval průběh utkání. Lidé se aktivně ptali a setkání mělo příjemnou atmosféru. Ptali se i přes přestávku, když Matej skončil. Po přestávce se již setkání od těch ostatních v ničem nelišilo. Přišli improvizace a různá hodnocení, například jaké nespisovné slova jsme použili.

Po setkání jsem hosty pozval na afterparty dolů do bistra, kde debata dále pokračovala.

Jak to dopadlo?

Celkově hodnotím celou akci jako velmi zdařilou a PR za úspěch. Nové členy jsme v ten den sice nezískali, ale dostali jsme povědomí o klubu mezi další lidi.

Bylo 2. března 2020 a bylo to na delší dobu naše poslední osobní setkání, což tehdy nikdo z nás ještě netušil. O nějaké dva týdny jsme měli poradu klubu a den na to už vláda nařídila omezení setkávání kvůli koronaviru. Najednou jsme stáli před zcela novými problémy. Ale o tom vám povím někdy příště.

Spread the word

Keep reading