Jak se náš klub transformoval na online

Koronakrize přinesla nečekané výzvy, náš klub se ocitl na křižovatce.

2 years ago   •   11 min read

By Vladimír Záhradník
Zdroj: Alexandra_Koch, Pixabay

Bylo 9. března 2020 a vedení klubu Toastmasters Košice mělo svou poradu. Bylo jen pár dní poté, co jsem zorganizoval naše úspěšné setkání s hostem z Prahy. Již delší dobu jsem sledoval situaci s koronavirem v Číně a vyhodnocoval jsem rizika, sám za sebe. Na poradě jsem oznámil diskusi ohledně koronaviru jako první bod programu.

„Ahojte, oznamuji vám, že na nejbližším pondělním setkání klubu se už osobně nezúčastním. Situaci už delší dobu pozorně sleduji a nechci víc podstupovat riziko, které je u mě ještě vyšší, protože cestuji vlakem. Osobně bych pondělní setkání zrušil a situaci vyhodnotil, když budeme mít více informací.“

Ostatní se na mě dívali nechápavě. Jeden mi odpověděl: „Vlado, nepřeháníš to trochu?“ No já jsem si za svým stál: „V této chvíli nevíme, co nás čeká a jaká bude situace způsobena koronavirem vážná. Osobně, kdybych byl stále zaměstnán a můj zaměstnavatel by stále čekal, co bude, přišel bych za svým manažerem a oznámil mu, že od následujícího dne pracuji z domu. Ano, slyšíte správně — oznámil. Povaha mé práce to umožňuje. A pokud by mi hrozil výpovědí, ať si poslouží. Osobně nechápu, jak mohou ostatní zaměstnanci čekat, než za ně rozhodnou nadřízení. Jde především o jejich zdraví.“

Debata probíhala dále, někteří ji zlehčovali, jiní jasný postoj nezaujali. Nakonec jsme hlasovali a byl jsem přehlasován: „Pondělní setkání zachováme.“

Už na následující den, 10. března, se však situace prudce změnila. Ozvali se nám lidé z Tabačky, kde si pronajímáme prostory. Doporučili nám, abychom zvážili vzhledem k situaci zrušení všech akcí. Pamatuji si, jak mi tehdy napsala prezidentka klubu a ptala se, co uděláme. Řekl jsem jasně: „Měli bychom setkání zrušit, rozhodnout by si však měla ty jako prezidentka.” Vzápětí mi dala pokyn, abych setkání zrušil. Já jsem bleskově napsal zprávu, kterou jsem poslal členům a zároveň jsem přidal oznámení na naše sociální sítě.

Nejbližší setkání se přesouvá. Situaci ohledně hrozby koronavir na Slovensku sledujeme velmi pozorně a rozhodli jsme se k ní přistupovat zodpovědně…
Oznámení o zrušení setkání

Myslím, že jsme zareagovali pružně a těší mě, že iniciativa vyšla z naší strany spíše než vydal nařízení stát. Zároveň jsme vydali společné stanovisko klubu, že se nezúčastníme plánované soutěže klubů v Trenčíně. Oznámit organizátorům jsem ho však už nestihl. Už o pár hodin byl vyhlášen nouzový stav a zrušení všech veřejných akcí. Nejbližší setkání bylo zrušeno a vzhledem k situací i všechny následující. Nikdo z nás tehdy netušil na jak dlouho. Zpočátku se mluvilo, že omezení potrvají dva týdny a my jsme se rozhodli čekat. Ovšem nařízení platily i nadále, ba co víc, sprísňovali se. Pokud chce náš klub, který je odkázán na osobní setkání, přežít, musí se transformovat do online prostředí, a to rychle.

Mezi kluby Toastmasters je výrazná většina takových, které mají ve stanovách uvedeno, že se setkávají osobně. Vznikají však i kluby, které fungují online. Tyto internetové kluby mají však výjimku. Podle pravidel Toastmasters náš klub nemůže vést setkání online. Respektive může, ale nebude to oficiální setkání klubu.

Někdy začátkem března přišlo nařízení z centrály Toastmasters International: „Vážení vedoucí klubů, nacházíme se v bezprecedentní situaci a musíme se semknout. S okamžitou platností udělujeme výjimku na online setkání všem klubům, až do odvolání.“

První dobrá zpráva. Měli jsme požehnání naší mateřské organizace, abychom vedli setkání online. V krátké době dokonce poskytli základní pokyny a doporučení k tomu, jak by mělo setkání vypadat. Online prostředí je úplně jiné, než když se setkáváte osobně a navzájem se vidíte.

O pár dní na to se ke mně dostaly pozvánky na dvě online setkání — tím prvním setkáním byla panelová diskuse s vedoucími online klubů, kteří sdíleli své zkušenosti s vedením setkání online. Tím dalším bylo modelové online setkání Toastmasters organizované naším distriktem (nadřazený administrativní celek, kam spadá i náš klub). Obou akcí jsem se zúčastnil.

Panelová diskuse přinesla velmi konkrétní tipy a několik jsem si i zapsal. Ovšem z modelového online setkání mám dodnes rozpačité pocity. Byl jsem tam jen jako host, kameru i mikrofon jsem měl vypnuté a chtěl jsem vidět, jestli mě setkání dokáže zaujmout jako hosta. Získal jsem však cenné poznatky. Věděl jsem, že transformace do online prostředí nebude lehká. A může se velmi snadno stát, že i na našich setkáních se budou hosté nudit a přestanou na ně chodit.

Zjistil jsem na sobě několik postřehů:

  • Pokud nemáte kameru zapnutou, přirozeně se méně soustředíte. Nečekáte totiž, že vás někdo osloví
  • Pokud kameru zapnutou máte, dáváte lepší pozor. Ale i vy se můžete začít rychle nudit
  • Jelikož jste po celou dobu na počítači, rychle ztrácíte pozornost. Máte nutkání zmenšit okno schůzky a jít číst webstránky nebo dělat jiné aktivity
  • Ke konci setkání už jsem poslouchal jen ze setrvačnosti a hodně si nepamatuji

Když tyto moje postřehy spojíme s těmi z panelové diskuse, získáme následující doporučení:

  • Setkání je třeba co nejvíce zkrátit. Lidé ztrácejí pozornost mnohem rychleji než na osobním setkání
  • Setkání by nemělo trvat více než hodinu a půl. Pokud přesto chcete delší setkání, dejte mezi to alespoň 10-minutovou přestávku
  • Přenést formát setkání z fyzického do online prostředí bez jakýchkoli změn nestačí

Prodloužení členství

Korona přišla v ten nejhorší možný čas. V okamžiku, kdy se prodlužuje členské o půl roku. Mohlo se klidně stát, že najednou v klubu zůstane polovina lidí a klub začne upadat. Uvědomovali si to i v mateřské organizaci Toastmasters International a prodloužili lhůtu na uhrazení členského poplatku až do konce dubna. Ne zcela to pomohlo. Odchod členů zaznamenala většina klubů, i ten náš. Ke konci dubna odešlo z našeho klubu jedenáct členů. Zůstalo nás deset.

Ne dobré, ale ani špatné.

via GIPHY

Mnozí z těch co odešli nebyli aktivní už ani předtím, jen měli uhrazeny členské poplatky. Ztrátu jsme však přesto pocítili. Ostatní kluby na tom byly podobně. Avšak stále nás bylo dost na to, abychom mohli v setkáních pokračovat.

Vzájemné setkání, které spojují

První kluby začaly experimentovat s online schůzkami, jakmile přišlo vodítko, že je mohou dělat a že jim to i Toastmasters International doporučuje. My jsme ještě chvíli čekali. Zeptal jsem se v anketě členy, zda by byli ochotni účastnit se online schůzek a reakce byly rozpačité. V době, kdy si ještě mnozí mysleli, že omezení potrvají jen krátce, se to i dalo čekat.

Čas jsem však využíval efektivně. Navštěvoval jsem jiné slovenské kluby a získával praktické poznatky ze setkání. Zakrátko začaly vznikat neoficiální a později i oficiální seznamy Toastmasters setkání po celém světě. Během dne jste mohli virtuálně cestovat do Japonska, Ruska či Spojeného království. Mohli jste se zdokonalovat v cizích jazycích nebo jen aktivně naslouchat. Právě to vzájemné sbližování klubů napříč geografickými hranicemi vnímám jako největší pozitivum aktuálního stavu.

První online setkání klubu

Naše první setkání se konalo 30.3.2020, téměř měsíc od toho posledního. Začali jsme možná v hodině dvanácté, ale chopili jsme se toho dobře. Setkání se zúčastnilo sedm členů a jeden host z partnerského klubu. Jako videoplatformu jsme si zvolili Zoom. Osobně jsem v té době dost řešil jejich bezpečnostní problémy a platformu dodnes nepovažuji za bezpečnou. Musel jsem však uznat, že videohovory u nich fungují bezvadně a jejich aplikaci zvládne používat opravdu každý.

V té době jsem již měl za sebou několik online schůzek a před naším setkáním jsem navrhl několik doporučení: „Musíme si dávat pozor na délku setkání. Když jsem byl na setkání distriktu, nudil jsem se. Tomu se musíme vyhnout.“

Po dohodě jsem zavedl na setkáních několik změn:

  • Počet připravených projevů jsem zkrátil na dva za setkání
  • Z agendy jsem zároveň vyhodil soutěž o nejlepšího řečníka a hodnotitele večera
  • Úvodní předsedání jsem navrhl zkrátit na úplné minimum
  • Navrhl jsem vést setkání neformálně a energicky

Později jsme na těchto změnách stavěli a postupnými obměnami jsme strukturu setkání vylepšovali.

První online setkání klubu

Při prvním setkání jsme se začali připojovat už půl hodiny před začátkem setkání, aby měl každý dostatek času nastavit si kameru a mikrofon. Už od dalšího setkání jsme zkrátili tento čas jen na 15 minut. Neformální debata před setkáním pomáhala nastavit celkovou pozitivní atmosféru. Troufám si říci, že úspěšně.

Po skončení prvního setkání jsme měli debatu s členy klubu. Ptali jsme se, jak setkání hodnotí, co by zlepšili a změnili. Shodli jsme se, že délka setkání byla přiměřená. Ale zároveň pokud na setkání odezní jen dva projevy, členové postupují pomaleji ve svém vzdělávání. Jak tedy vyřešit tento výpadek? Jednoduše, dohodli jsme se, že se od nynějška nebudeme setkávat jednou za dva týdny, ale každý týden. Pro mě to znamenalo více práce, ale uvědomoval jsem si, že výhody vysoce převyšují nevýhody.

Já navštívím tebe a ty mě

Vzájemné návštěvy pokračovaly i nadále. Jeden týden jsem šel do Žiliny, jiný týden do Levic nebo Banské Bystrice. To se dalo říci i o těch ostatních. Několik hostů z jiných klubů nám řeklo, že se nás déle chystali navštívit, ale Košice jim přišli příliš daleko. Najednou to však šlo. Tato krize kluby navzájem sblížila.

Zdroj: Shutterstock, vložená fotka ze setkání klubu

Ostatní kluby začaly aktivně zvát hosty z jiných klubů. Na setkání měly běžně i 20-30 lidí z celého Slovenska. Některé dokonce začaly dělat spojené setkání dvou klubů, zapojovaly se i ty ze sousední České republiky. My jsme zvolili opačný přístup. Hosty jsme aktivně nezvali. Ta komorní, neformální atmosféra setkání nám vyhovovala. Tímto jsme se odlišili od ostatních. Občas jsem však neodolal a oslovil jsem pár známých z partnerských klubů nebo jsem to doporučil ostatním. Host z jiného klubu totiž dokáže poskytnout unikátní pohled na váš klub. A ať už zhodnotí projev člena nebo celkovou úroveň setkání, může vám to hodně dát. Host vidí vaše setkání s odstupem a to je jeho největší přidaná hodnota.

Cvičení dělá mistra

Jak setkání pokračovali, vylepšovali jsme program více a více. Časově jsme se dostali už pod hodinu a půl na setkání, přičemž jiné kluby stále atakovaly hranici dvě a půl hodiny. Jednou, když jsem byl na setkání levického klubu, jsem jim na závěr řekl: „Setkání se mi líbilo, ale na můj vkus bylo příliš dlouhé. Ty naše mají asi jen hodinu a půl.“ Mého výroku se chytil další host a s úsměvem dodal: „Tak na ty naše raději ani nechoď. Jsou ještě delší.“

Jednou jsem mluvil s naší viceprezidentkou pro členství, která mi řekla, že už si ani neumí představit, že bychom se po krizi vrátili do starých kolejí: „Ta dynamika se mi líbí.“ V podobném duchu to řekla i na jednom setkání žilinského klubu, kam nás pozvali.

Při přenesení setkání do online prostředí máte tedy dvě možnosti: zachovat status quo nebo inovovat, být kreativní a experimentovat. My jsme si zvolili druhou možnost, mnozí jiní však jen zaměnili čajovnu za Zoom. Podle mě to však nestačí.

Ne ty nejsilnější druhy přežijí, ani ty nejinteligentnější, ale ty, které se nejlépe přizpůsobí změně. — Charles Darwin

Během online setkání náš klub získal dva nové členy. Lidi, kteří nikdy osobní setkání nezažili a atmosféra našich setkání je zaujala natolik, že se rozhodli vstoupit do klubu. Osobně ani já sám nejsem přesvědčen, jestli bych takto do klubu vstoupil, kdybych ho neznal. Říká mi to však, že jsme zvolili správný přístup.

Videa jako promo

Jednou z výhod toho, že se setkáváte online, je, že nahrát setkání je otázka jednoho kliknutí. Poprvé jsem vyzkoušel nahrávat žilinské setkání a pokusně jsme ho i vysílali na YouTube. A od našeho třetího online setkání jsem začal pravidelně nahrávat už i ty naše. Vždy jako nezařazené videa, dostupné jen přes přímý odkaz a jen pro naše členy.

Videa jako veřejné nezveřejňuji, protože ne každý člen si to přeje a poslední, co potřebuji, je lidi vyplašit. Ovšem nahrávání setkání má mnoho výhod. Řečník si může svůj projev poslechnout a podívat se na sebe jako divák. Je to vynikající způsob, jak objevit chyby a nedokonalosti. Později může řečník pracovat na jejich odstranění. Bez videa by byl odkázán pouze na slovní hodnocení někoho jiného. A víte jak se říká: „Je lepší jednou vidět, než stokrát slyšet.“

Přestože jsem neměl souhlas ke zveřejnění celého setkání, začal jsem si ptát souhlasy jednotlivých řečníků na konkrétní projevy. Mnozí mi je nedali, ale někteří ano. Začal jsem stříhat videa ze setkání a zveřejňovat je na našem YouTube kanálu.

Miroslava Hrešková: Co mě zaujalo na Japonsku

Aktuálně se snažím vyprodukovat alespoň jedno video ze setkání. Věřím v sílu videí a myslím si, že i tímto nekonvenčním způsobem dokážeme přilákat nové hosty.

Jiné kluby experimentovaly s vysíláním celých setkání na Facebooku. Jejich členům to zjevně nevadilo. Nicméně myslím, že náš způsob je lepší. Málokdo se bude dívat na dvouhodinový záznam schůzky, pokud ty lidi osobně nezná nebo není dokonce účastník setkání. Naproti tomu krátké 7-minutové video přenese atmosféru setkání, představí klub a seznámí diváka s tím, jak to na našich setkáních vypadá. V této chvíli teprve začínáme, ale výsledky jsou slibné. Na jedno setkání už přišla paní z Říčan u Prahy. Viděla můj projev a chtěla nás poznat alespoň na dálku.

Celoslovenské webináře

Aktuální krize přetransformovala mnoho věcí a donutila nás zamyslet se nad novými přístupy. Naši area directoři (pod areu spadá několik klubů Toastmasters) začali pořádat webináře, kde se řeší například témata, jak nakopnout klub k lepším výsledkům. Jde o to, že se sejdou vedoucí klubů z celého Slovenska a řeší problémy společně. Myslím si, že tato iniciativa bude pokračovat i nadále. Takový webinář zvykl trvat hodinu a půl, ale následná, už dobrovolná diskuse, častokrát také. Mnozí jsme odcházeli až po půlnoci, i to jen proto, abychom se vyspali.

Soutěže a volby

Během této krize jsme museli změnit i způsob, jakým se organizují soutěže a volí vedoucí do klubů na následující období. Všechny takové aktivity probíhají v této chvíli online, především přes Zoom. U soutěží jsou však požadavky na videokonferenci vyšší než u běžného setkání, například potřebujete oddělit soutěžící, aby navzájem o sobě nevěděli a neslyšeli projevy ostatních. Zároveň potřebujete zajistit anonymitu porotců. Nebylo to snadné, ale zvládli jsme to.

Osmnáctého května jsme měli v našem klubu volby nového vedení, také online. Jen dva dny předtím jsem se zúčastnil online voleb do celého distriktu a odpozoroval jsem know-how. Věděl jsem, jak zajistit anonymitu hlasování, jak ověřit, že hlasovali pouze oprávnění členové a celkově to, že jsem se mohl takových voleb zúčastnit, mi velmi pomohlo. V našem klubu volby také proběhly hladce, i když jsem postupy mírně poupravil pro potřeby našeho klubu.

A co dál?

Je konec června, omezení veřejných akcí výrazně pominuly a my se po téměř třech měsících chystáme opět setkat osobně. Už příští týden. Podobně jako přechod do online prostředí, i přechod zpět je náročný. Ale poctivou prací a přípravou to zvládneme.

Začal jsem si však uvědomovat, jaký přínos mají online setkání. Řečník se naučí zcela nové dovednosti: jak se dívat do kamery, jak interagovat s publikem a vůbec, jak si zvyknout, že vypráví v prázdné místnosti. Osobní setkání před skupinou lidí jsou úplně jiné. Tato krize nám dala šanci vidět potenciál online setkání a líbilo by se mi, kdybychom je v nějaké podobě zachovali. Byť jen příležitostně. Čas ukáže, jakou cestou se vybereme, ale jsem rád, že jsem při tom.

Spread the word

Keep reading