Výzvy online konferencí

Přenést konferenci do online prostředí není jednoduché. Nedávno jsem se jedné zúčastnil jako návštěvník.

2 years ago   •   19 min read

By Vladimír Záhradník
Zdroj: Lynette Coulston, Pixabay

Jenom nedávno jsem psal o tom, jakým výzvám čelil náš řečnický klub při přechodu do online prostředí. A právě dnes jsem se zúčastnil prvního online školení nastupujících vedoucích klubů Toastmasters. Uspořádat řečnické setkání pro 15 lidí je jedna věc, ale virtuální událost se 120 účastníky, kteří se paralelně účastní různých workshopů, přináší množství nových výzev. A ty je třeba řešit. Pojďme se podívat, jak se to organizátorům podařilo.

Organizace a moderování

Poprvé došlo ke spojení školení vedoucích ze Slovenska i Česka. Měli jsme však na setkání i pár hostů, kteří mluvili jen anglicky.

Jazyk setkání

Někteří účastníci mluvili jenom slovensky, jiní česky a další jenom anglicky. Organizátoři zvolili podle mě zvláštní přístup a snažili se oslovit všechny skupiny. Češi a Slováci si díky jazykové podobnosti navzájem rozumějí. O anglicky mluvících hostech to však již neplatí.

Zdroj: Leonardo Toshiro Okubo, Unsplash

V praxi to vypadalo tak, že část setkání byla slovensky, přičemž anglicky mluvící hosté nerozuměli nic. Jindy bylo setkání čistě v angličtině a mnozí Slováci mohli mít problém porozumět. Dokonce byly i okamžiky, kdy se moderátorka snažila tlumočit slovenské pasáže do angličtiny a opačně. Tento přístup byl neefektivní a velmi natahoval čas. Musím ji však pochválit, angličtinu má na velmi dobré úrovni.

Je třeba stanovit jeden jazyk konference.

Konference by neměla být vícejazyčná. Způsobí to více škody než užitku. Když mě vyzvali mluvit, nevěděl jsem, v jakém jazyce. Podobně na tom byly i ostatní. A to, co jsem řekl, častokrát ještě někdo překládal.

Pokud chceme mít na konferenci hosty ze zahraničí, klidně ať je celé setkání v angličtině. Pokud však chceme dělat školení především pro Čechy a Slováky, může být hlavním jazykem slovenština. Angličtí hosté by se v takovém případě zúčastnili jen vybraných workshopů v angličtině, pokud se někdo podujme je zorganizovat. Workshopy jsou však již odděleny, všichni účastníci mají předem daný jazyk a proto to může fungovat.

Výkon moderátorky hodnotím jako dobrý. Působila energicky a vhodně udávala tón celé akci. Ovšem rozhodně vidím prostor pro zlepšení. Těsně předtím, než měl začít první workshop (časový skluz byl již přes 18 minut), jsme čekali na jistého Richarda, který se měl představit jako nastupující area director. Buď měl technické problémy nebo ani nebyl v dané chvíli za počítačem. Moderátorka však ztratila snad i pět minut tím, že ho opakovaně vyzývala.

Pokud někoho vyzveš k mikrofonu a on se neozývá, jdi dál. Šanci dostal a nevyužil ji. Ostatní nemají proč čekat.

Právě tento moment vnímám jako její největší selhání. Působilo to velmi neprofesionálně. Když moderuji já, snažím se dodržovat agendu, ale naučil jsem se reagovat velmi flexibilně. V tomto případě bych otevřel část s workshopy a Richardovi bych ještě jednou dal prostor po jejich skončení. Pokud už bude připojených méně účastníků, nevadí. Není moje chyba, jako moderátora, pokud někdo není přítomen. Hlavně pokud předem ví, že bude mluvit. Pokud bych ho nechal mluvit následně, dělám mu laskavost.

Technické zabezpečení

Organizátoři si jako platformu zvolili Zoom. Je to pochopitelné, protože s ním mají nejvíce zkušeností. V minulosti ho využili i na organizaci soutěží a toto know-how nyní uplatnili při tomto školení. Nejvíce jsem byl zvědavý, jak budou probíhat workshopy. Podle programu totiž měly probíhat až tři workshopy současně.

Breakout místnosti

Organizátoři zvolili méně známou funkčnost Zoomu, která se nazývá „breakout rooms.“ Když se připojíte do Zoomu, ocitnete se v hlavní místnosti. V ní se odehrává hlavní program společný pro všechny. Správce setkání (zoom master) vás však odtud umí přesunout do nových virtuálních místností. V případě workshopů byly tři.

Tyto místnosti mají většinu funkcí hlavní místnosti, včetně možnosti sdílení prezentace. Během školení byly otevřeny pouze na předem určený čas (na obrazovce běžel odpočet) a správce nás ještě průběžně informoval o tom, kolik času nám zbývá.

Na jedné straně působily některé workshopy jakoby utnuté uprostřed, ale díky tomu jsme přesně dodržovali časový harmonogram. Jednoduše, místnost se zavře a jde se dál v programu.

Pojmenovávací schéma

Aby nás uměli organizátoři přesouvat na ty školení, o které jsme měli zájem, vyžadovali od nás, abychom se pojmenovali podle určitého schématu. To bylo přehledně vysvětleno v agendě setkání a přes přestávku i na obrazovce v hlavní místnosti. Schéma vypadalo nějak takto:

SEC_SK_A2_B2_Vladimír_Záhradník
  • První část, SEC představuje roli, kterou budu zastupovat ve vedení klubu. V tomto případě tajemník (secretary). Nic mi však nebránilo použít zkratku jiné role. Kdybych se chtěl zúčastnit školení k PR, použil bych zkratku VPPR
  • SK představuje preferovaný jazyk, ve kterém bych chtěl absolvovat školení. Možnosti byly: SK (slovenština), CZ (čeština) a EN (angličtina)
  • A2 a B2 říká organizátorem, na které workshopy chci jít. Jejich přehled a příslušné kódy byly uvedeny v agendě a každému umožnili vyskládat si školení na míru

V dokonalém světě by se všichni účastníci pojmenovali tak, jak vyžadují instrukce. Když máte takto pojmenované lidi, jsou zároveň v Zoomu seřazeni pod sebou a umíte je hromadně přesouvat do dalších místností. Ovšem v realitě jsem si všiml, že někteří se buď nepřejmenovali vůbec nebo byli pojmenování nesprávné.

Například, pokud budou zastávat roli viceprezidenta pro vzdělávání i tajemníka, dali si do jména VPE_SEC_. Na který workshop je však zařadit v takovém případě? Já bych asi vybíral podle toho, který kód je první.

Nikdy neočekávej, že všichni splní tvé instrukce do puntíku.

Během setkání moderátorka zdůrazňovala důležitost správně se pojmenovat. Všechny, kteří to nesplnili, museli organizátoři průběžně oslovovat. Obecně se dá říci, že řešení fungovalo, ale zdaleka nebylo ideální.

Video smyčka s programem

Chválím, že během přestávek organizátoři vysílali ve smyčce kompletní program a všechny potřebné instrukce. Připravili si 10-minutové video, které se prolínalo mezi dvěma obrazovkami. Instrukce byly dvojjazyčně — v slovenštině a angličtině. Trochu mi však vadilo, že jsme po celou dobu viděli rám okna přehrávače VLC.

Jelikož se s organizátory znám, předpokládám, že pro tento účel využili software OBS. Ten přímo umožňuje přehrávat video ve smyčce, nepotřebujete k tomu žádný další nástroj. Úspěšně jsem to využil během mé přednášky o Českém Krumlově. Tyto připomínky jsou však jen kosmetické. Rozhodně třeba organizátory v tomto pochválit.

Nahrávání školení

Zde se dostáváme asi k největšímu nedostatku z technického hlediska. Setkání nebylo téměř vůbec nahráváno. Z celého dne máme nahrané jen tři workshopy. Hlavní místnost umožňuje nahrávání do cloudu, ta však nebyla využita. Breakout místnosti naopak nelze nahrávat centrálně. Záznam mohou dělat pouze účastníci, kteří se v místnosti nacházejí. Samozřejmě, pokud budou mít v Zoomu uděleno dostatečná oprávnění.

Proč byly nahrány jen tři workshopy?

  • Organizátoři měli možnost nahrávat pouze hlavní místnost (což však neudělali)
  • Organizátoři předem neoslovili žádné konkrétní lidi, kteří by nahráli video z každé virtuální místnosti. V praxi se jeden z organizátorů až na závěr setkání zeptal, jestli někdo nenahrával školení, na kterých byl. Pokud ano, požádal o zaslání nahrávek na e-mail
  • Pokud by účastníci využili lokální nahrávání v Zoomu, podle organizátorů by to velmi zatěžovalo systém. Proto nahrávali jen lidi, kteří věděli použít k nahrávání alternativní software jako OBS. Organizátoři měli podle mě oslovit konkrétní lidi, říct jim, jaký software použít a dát jednoduchý návod, jak nastavit nahrávání

Jak bych setkání připravil já

V části výše jsem popsal dva hlavní problémy, které bylo třeba řešit:

  • Oddělení účastníků do samostatných místností
  • Nahrávání celého setkání

Pojmenovávací schéma, které organizátoři vyžadovali, je důsledek nedostatečného řešení. A podobně i breakout místnosti. Osobně si myslím, že ty nikdy nebyly navrženy na takový účel, na jaký jsme je používali. Nicméně to, že Zoom nezvládá nahrávání více záznamů najednou mi říká, že stále je na trhu velká příležitost po lepším produktu. Čekal bych totiž, že pokud již stream dojde až na Zoom klienta, lokální nahrávání nijak neovlivňuje centrální službu Zoomu. Tyto informace jsem získal jen zprostředkovaně, takže je berte s rezervou.

Když jsem se před časem zúčastnil Startup Safari Budapest online, konference fungovala tak, že jsme se registrovali na platformě, kde jsme si poskládali program. Následně jsme si v našem kalendáři mohli kliknout na akci a tam byl odkaz na WebEx. Ano, organizátoři Startup Safari použili dva nástroje, ale jejich řešení je mnohem funkčnější. Každý jeden WebEx workshop byl nahráván a lidé byli přirozeně oddělení do skupin. Nebylo třeba vymýšlet nějaké schémata, jak je přejmenovat.

Osobně bych to řešil podobně. Zachytil jsem v poslední době jména několika startupů, které řeší podobný problém. V době koronakrízy totiž lidé i nadále chtějí chodit na konference, i když jen virtuálně. Ideální produkt by spojil obě tyto věci dohromady — zajistil by plánování kalendáře pro každého registrovaného účastníka a zároveň i videohovor, například přes vlastní službu postavenou na WebRTC. Každá místnost by měla samostatný odkaz a nahrávání by bylo možné spustit automaticky.

Při takovém řešení odpadne množství problémů, protože eliminujete lidský faktor a jak víme, ten je nevyzpytatelný.

Jak postupovat?

Zapomeňte na chvíli, že ovládáte Zoom na expertní úrovni. Pokud k tomu budete přistupovat takto, nebudete ani uvažovat, že byste použili něco jiného. Já bych si udělal průzkum existujících řešení na trhu a podíval se na jejich cenové plány a možnosti. Nejjednodušší je prohlédnout si, jak organizovali konference ti před vámi. Na stránkách konferencí najdete častokrát referenci na web služby, kterou organizátoři použili. S touto přípravou bych začal alespoň měsíc před mou konferencí, protože řešení je třeba i otestovat.

Řekněme však, že přece jen nic lepší než Zoom nenajdete. Víme, že maximálně probíhají tři souběžné workshopy. Osobně bych využil tři samostatné Zoom účty a vytvořil pro každou místnost samostatnou hlavní místnost. Odkazy bych účastníkům sdílel e-mailem a také bych je uvedl v popisu k agendě. Účastníci by se uměli volně přesouvat mezi místnostmi, fungovalo by centrální nahrávání a organizátorem by odpadla povinnost přesouvat účastníky mezi místnostmi. Jediné, co by museli udělat, je místnosti včas otevřít a zapnout nahrávání.

Na jisté omezení narazíte jen v části, kdy probíhalo školení vedoucích. Jelikož je rolí až sedm, potřebovali byste sedm Zoom účtů. Myslím si, že jedině tam mělo smysl uvažovat o zřízení breakout místností.

Finančně je toto řešení velmi přijatelné. Vím, že už teď si platí některé kluby samostatné Zoom účty a také za několik platíme i na úrovni naší divize (administrativní celek, kam spadá několik klubů). Řešení by tedy nestálo nic navíc.

Pokud bych se však rozhodl přece jen využít breakout místnosti, aspoň bych strategicky oslovil vybrané účastníky, požádal je o pomoc a dal jim přesné instrukce, jak nahrát video a kam ho poslat. Já jsem například měl možnosti video nahrávat, nikdo mě však neoslovil a nevěděl jsem, jestli se něco nahrává nebo ne. Nepochybuji o tom, že mnozí by se na některé přednášky rádi podívali. Bohužel, nebude to možné.

Připomínky od organizátorů

Podařilo se mi spojit s jedním z organizátorů, který zabezpečoval technickou stránku akce. Organizátoři si uvědomovali, že Zoom není na organizaci konference zcela ideální, lepší řešení se jim však nepodařilo nalézt. Oslovili několik firem, které nabízejí vhodnější nástroje, avšak finanční závazky vysoce překračovaly jejich možnosti. Slevu jako nezisková organizace také nezískali. V takovém případě jejich rozhodnutí použít Zoom chápu.

Organizátoři si také uvědomovali, že breakout místnosti nejsou zcela nejvhodnější na ty účely, na jaké je použili. Rovněž zvládnout přesouvat desítky účastníků během tří minut vyvinulo na správce setkání velký stres. Řekl mi, že v Zoomu mu chybí možnost, aby se lidé mohli mezi místnostmi volně přesouvat bez jeho asistence. Myslím, že je to dobrá připomínka.

Správce setkání mi také řekl, že filtrování jmen nefungovalo dobře. Představoval si to tak, že když zadá do filtru účastníků například SEC_, okamžitě dostane filtrovaný seznam všech tajemníků a jednoduše je přesune do místnosti. V praxi to takto ideálně nefungovalo.

Poslední věc, kterou jsme probírali, bylo rozhodnutí centrálně ztlumit všem účastníkům mikrofony, s výjimkou aktuálních účastníků panelové diskuse. Toto rozhodnutí se ukázalo jako nešťastné. Lidé se nemohli flexibilně ptát otázky, protože nedokázali sami zapnout mikrofon. Vždy se nejprve nějak museli přihlásit a pak musel správce setkání jednotlivě povolit mikrofon. Řekl mi, že několik účastníků kvůli tomu nadávalo. Během setkání jsme zažili i několik hluchých momentů, kdy se čekalo na zapnutí mikrofonu. Do budoucna bude dobré se takovému řešení vyhnout.

Workshopy a školení

V další části se podíváme na jednotlivé workshopy, kterých jsem se zúčastnil. Pokusím se to podstatné shrnout tak, abyste získali cenné poznatky, i když jste na nich nebyli. Nebudu se věnovat úplně všem, zmíním jen některé. Ty, kde vidím prostor pro zlepšení nebo naopak takové, kde chci pochválit školitele.

Toastmasters Slovakia & CZ Branding

Tato přednáška byla vůbec nejdelší na setkání a celé vystoupení bych charakterizoval slovy: „Nevyužitá příležitost.“ Už samotný název přednášky mě úplně zmátl a vím, že nejen mě.

Zdroj: Shahid Abdullah, Pixabay

Jeden z vedoucích levickém klubu chystá sjednocující PR strategii a chce začít budovat povědomí o Toastmasters na Slovensku jako celku. Dnes, když si do vyhledávače zadáte mluvení na veřejnosti, najdete leccos, ale naše kluby ne. A víte, co se říká: „Pokud nejste na první stránce Googlu, jako byste neexistovali.“

Čekal jsem, že paní marketérka se zaměří konkrétně na naše kluby a navrhne nám efektivní postupy, jak zvyšovat povědomí. Čekal jsem konkrétní rady, které mohu začít uplatňovat byť na další den. Nedočkal jsem se.

Nevyužitá příležitost.

Přednáška neměla hlavu a patu a působila chaoticky. Řekněme, že přednášející nemá zkušenosti s řečněním, ovšem i tehdy bych čekal, že nám poskytne alespoň hodnotný obsah. Chyby v prezentaci bych v takovém případě odpustil.

Zde jsou mé hlavní postřehy (za některé děkuji pár dalším účastníkům):

  • Informace byly příliš obecné, vůbec nesouvisející s budováním značky Toastmasters na Slovensku
  • Buďto nemá školitelka dostatečné know-how nebo nám ho nechce sdělit
  • Zavádějící název tématu. Asi bych ho nazval jednoduše „Branding“
  • Žádné konkrétní rady, jak efektivně zlepšit PR klubů
  • Problémy byly pojmenovány, ale řešení už ne. Příklad: Když si lidé zadají do vyhledávače mluvení na veřejnosti, vás nenajdou. Řešení? Najměte si SEO experta. Děkuji za radu, to jsem už věděl
  • Chaoticky pospomínala několik sociálních sítí, dokonce i zcela nerelevantní pro nás. Pinterest naše cílovka vůbec nepoužívá. A naopak LinkedIn zmínila pouze v souvislosti s tím, že je dobré tam mít profil. Právě v LinkedIne vidím obrovský potenciál pro rozšiřování členské základny
  • Vůbec nezmínila analytiku. Kdybych se řídil jejími radami, dávám chaoticky ven příspěvky a čekám, co bude. Právě schopnost analyzovat data je jedna z nejdůležitějších při budování PR
  • Do hloubky mluvila o věcech, které jsme si uměli přečíst ze slidů. Mimochodem, to, že je na slidu mnoho informací, je také špatně. Ale o správném prezentování napíši někdy jindy
  • Prezentace obsahovala chyby. Slovo „Algorytmus“ se nedalo přehlédnout. Už na školení o copywritingu jsem se naučil, jak důležité je mít správně gramatiku. Někdo, kdo se věnuje marketingu, by to měl vědět. A pokud si nezkontroluje, co po sobě napíše, působí to amatérsky a lajdácky
  • Na konci marketérku moderátorka vyzvala, ať prezentaci rychle uzavře, protože její čas uplynul. Měla nejvíce času a přesto nedokázala říci to podstatné

Těch nedostatků mám sepsaných ještě mnohem více. Myslím, že všechno, co jsem zde zmínil, by se dalo shrnout jednou větou.

Poznej své publikum.

Právě tak se jmenuje jeden z projektů, které jsme někteří v Toastmasters absolvovali. Cílem je zjistit o svém publiku co nejvíce informací — jejich věk, zkušenosti, co z PR by potřebovali uplatnit v klubech, a tak dále.

Zdroj: Kane Reinholdtsen, Unsplash

Když jsem loni šel poprvé přednášet na konferenci Namakaný den, s organizátory jsem pravidelně komunikoval. Věděl jsem, že většinu publika budou tvořit středoškoláci s technickým zaměřením a svou přednášku jsem tomu přizpůsobil. Nechtěl jsem je zahltit pojmy, které ještě neznají a některé jsem jim pro jistotu vysvětlil. Tato přednášející neudělala nic z toho.

Shodou okolností se mé poslední dva projekty v Toastmasters týkaly také marketingu. V jednom jsem mluvil o tvorbě strategie na sociálních sítích, v tom druhém jsem na konkrétním příkladu vysvětloval, jak jsem dělal promo na setkání. Oba projevy měli dohromady možná 14 minut a troufám si říci, že obsahovaly mnohem více podstatných informací, než měla ona v celé hodině. Hlavně, byly to zkušenosti získané z PR dělaného přímo v našem klubu.

Těch zkušeností jsem nabral mnohem více a myslím si, že kdybych přednášel na setkání já, celá přednáška by byla na mnohem vyšší úrovni a hlavně držela by se témata: Jak budovat značku Toastmasters.

Nevím, proč se paní marketérka nechala na přednášku namluvit. Možná to brala jako levnou reklamu. Já jsem z ní měl pocit nekompetentnosti a vzbudila ve mně dojem, že dnes má PR agenturu asi opravdu každý. Osobně bych si její služby nenajal.

Školení tajemníků

Na tomto školení jsem se ocitl, protože v následujícím období budu v našem klubu působit jako tajemník. Tuto roli budu mít už své třetí období, provádím ji už rok a půl (vedle jiných povinnostech v klubu). Velice rychle jsem si uvědomil, kde jsem se ocitl. Školitelka vykonává svou roli jen od ledna a mnozí další účastníci ještě roli nevykonávali vůbec. Mezi asi čtrnácti lidmi jsem byl paradoxně právě já ten s nejvíce zkušenostmi. Pokud bych měl toto školení charakterizovat jedním slovem, bylo by to slovo „neefektivnost.“

Neefektivnost.

Největší přidanou hodnotou těchto školení je, že si můžeme vyměňovat zkušenosti z různých klubů. To se však tentokrát nestalo. Prvních 15-20 minut školení jsme ztratili představováním se. Každý řekl něco o sobě, čemuž se věnuje a tak. A aby toho nebylo málo, kvůli asi dvěma anglicky mluvícím účastníkům jsme vše tlumočili i do angličtiny. Řekněme, že jsem se představil slovensky za minutu a další minutu jsme ztratili překladem do angličtiny. Vzpomínáte si na pojmenovávací schéma v technické části? Čekal bych, že na slovenském školení budou jen Slováci, případně Češi. Tlumočení mezi oběma jazyky nám ubíralo drahocenný čas.

Chaos.

Když nás školitelka vyzvala ke slovu, nebyli jsme si jisti, zda máme mluvit česky nebo anglicky. Na začátku měla jasně určit pravidla. Osobně si myslím, že organizovat konferenci v slovenštině a angličtině bylo na škodu, ale když už se tak organizátoři rozhodli, mělo to mít jasná pravidla. Obzvláště na workshopech jako byl tento.

Když jsme se konečně dostali k prezentování role tajemníka, školitelka shrnula jen to, co najdu i na oficiální stránce organizace Toastmasters. Chápu, dělá svou roli krátce. No v takovém případě je otázka na organizátory, proč nenechali školit někoho s více zkušenostmi. Sama školitelka mě požádala, abych jako nejzkušenější doplnil informace. Mám množství praktických zkušeností s touto rolí a samozřejmě jsem vyhověl. Dokonce jsem hned dostal nápad, že využiji online prostředí. Přímo nasdílím obrazovku a udělám mini webinář.

Jen před pár dny jsem měl svůj první webinář a i proto jsem byl velmi flexibilní. Všechno jsem si nachystal asi za minutu a už jsem ostatním ukazoval, co bude jejich úkolem.

Je lepší jednou vidět než stokrát slyšet.

Myslím, že jsem úroveň celého školení výrazně pozvedl. Ale osobně mě překvapilo, že měli tajemníci školení samostatně. Po minulé roky jsme se školili současně s prezidenty. Tajemníci jsou totiž jejich pravá ruka. Pokud prezident nebo kterýkoli člen týmu není schopen dočasně vykonávat svou roli, tajemník ho musí umět zastoupit. Právě tato flexibilita se mi na té role líbí a za uplynulý rok jsem ji často využíval — zastupoval jsem prezidentku, dělal jsem PR klubu, a tak dále. Ta role může dát člověku velmi mnoho, pokud ji dělá správně. Kdybych však o role nic nevěděl, měl bych pocit, že jsem jenom obyčejná sekretářka.

Workshop pro práci v kolektivu

Workshop Jana Horvátha hodnotím jako to nejlepší z celého dne. Představte si, že se ocitnete na opuštěném ostrově a máte možnost vzít si s sebou 10 předmětů z 15-ti. Byly různé, například zrcátko nebo 20-litrový kanystr s vodou. Cílem bylo seřadit předměty od těch dle nás nejdůležitějších pro přežití až po ty nejméně potřebné. Nejprve každý sám za sebe a potom v kolektivu.

Zdroj: Pete Linforth, Pixabay

Na tomto workshopu jsme se naučili, jakou sílu má dobrá argumentace. O naší volbě jsme museli přesvědčit i ostatní. To, že seznam po skupinové konverzaci vypadal výrazně jinak než když jsem si ho setřídí já, mi říká, jakou sílu má kolektivní brainstorming.

Navzdory kvalitám workshopu jsme se ani zde nevyhnuli technickým omezením. Častokrát jste na workshopech rozděleni do menších skupin, kde řešíte různé úkoly. Jenže pokud už jsme v breakout místnosti, jak se dokážeme navzájem domluvit v malých nezávislých skupinkách? Chtělo by to ještě vytvořit další místnosti, což však nebylo možné. Na školení jsme byli čtyři vedoucí z klubu Toastmasters Košice a operativně jsme se dohodli, že si zavoláme přes paralelní audio hovor na Facebooku.

Jiní zřejmě takovou možnost neměli. Většina komunikovala převážně přes soukromý chat v Zoomu, avšak textová komunikace je neefektivní. Hlavně, pokud chcete argumentovat. Zároveň Zoom neumožňuje vytvořit soukromý chat mezi více než dvěma osobami. Tím se omezila velikost většiny skupinek jen na dva členy. Podle mě měli zážitek z workshopu výrazně ochuzen. Zaprvé, textová komunikace je pro tento účel neefektivní a zadruhé právě ve větší skupince lidí se ukazuje síla dobré argumentace. Jednoho přesvědčíte mnohem snadněji než tří.

Školitel však za technická omezení Zoomu nemůže a jeho přípravu chválím. Bylo to příjemně strávených 50 minut. Ani jsem se nenadál a čas nám uběhl.

Workshop o tom, jak motivovat členy jít do vedení

Tento workshop hodnotím jako druhý nejlepší z těch, kterých jsem se zúčastnil. Školitel dával velmi konkrétní tipy, jak motivují členy v největším slovenském klubu k tomu, aby šli do vedení. Základem jeho metodiky je průběžně si třídit členy do několika kategorií, mezi nejdůležitější patří, zda je člen aktivní nebo pasivní. Už když to vysvětloval, pomyslel jsem si: „V největším klubu, kde jsou desítky členů, funguje tento systém velmi dobře. Ale co v případě, že klub má málo členů a většina je pasivních?“

Netrvalo dlouho a někdo tuto otázku položil za mne. Ať už jsme malý klub nebo rozjíždíme zcela nový, nemáme si velmi z koho vybírat. Nejprve potřebujeme klub nastartovat s těmi, které máme k dispozici.

Základem je poznat své členy.

Musím jen souhlasit. Jako viceprezident pro vzdělávání své členy znám a takto před půl rokem jsem věděl, že máme problém. Věděl jsem, že nikdo kromě nás, kteří už ve vedení jsme, nebude mít zájem do něj vstoupit.

Svou náhradu jsem začal hledat s půlročním předstihem a věděl jsem, že pokud se mi to podaří, bude to někdo, kdo ještě v klubu není. Jakmile koncem ledna přišli do klubu dva noví členové, všiml jsem si, jak se zapojují do aktivit. Když jsem usoudil, že by mohli být vhodní kandidáti, opatrně jsem jim zmínil, že existuje možnost vést náš klub a učit se vůdčím dovednostem.

Netrvalo dlouho, udělal jsem jim online školení, kde jsem vysvětlil každou roli ve vedení klubu. Nástupce jsem totiž nehledal jen já, ale i další. Já jsem chtěl poskytnout ucelený obraz. Představte si, že by je moje role nezaujala a tím by to skončilo. Tím, že jsem vysvětlil i ty další, jedna naše členka se našla právě v PR, které jsme neměli obsazené.

Druhý důležitý poznatek je, že prezident si vybírá svůj tým. Platí to hlavně v začátcích, kdy se klub rozbíhá, ale stále by to měl být on, kdo rozhoduje, koho chce mít v týmu. Pokud bych se například já vykašlal na hledání svého nástupce, nehrozí mi za to žádný postih. Ale prezident musí tento problém vyřešit. Kdo jiný by to měl být?

Po školení se rozběhla otevřená debata, která byla ještě užitečnější. Cenné lekce jsme se dozvěděli z nezdarů žilinského klubu, který se nyní ocitl v problémech. Na setkání chodí málo členů a nikdo z nich nechce jít do vedení klubu.

Opět se zmínilo, jak důležité je mít vizi a misi klubu. Pokud má klub dlouhodobou vizi, pokračuje v jejím plnění napříč změnám ve vedení a neprošlapuje na místě. Jako úplný základ by si měl stanovit, jaké členy chce v klubu mít. Mladé maminky, pro které je řečnění rozptýlením od jejich povinností, nebo lidi, kteří chtějí osobnostně růst, dávají si výzvy a každý den překračují svou komfortní zónu? Takových otázek si mohou dát vedoucí několik a výsledkem je základní vize, kam chtějí, aby se klub dlouhodobě ubíral. Měla by být dostatečně stručná, aby se vešla na jednu stranu.

Pokud již takovou vizi máte, můžete ji ukázat potenciálním členům: „Podívej, tohle jsme my, tady se chceme dostat. Pokud se přidáš, máš možnost nám v tom pomoci.“ Taková konkrétní vize dokáže být ten rozhodující faktor, který určí, zda někdo vstoupí nebo nevstoupí do klubu.

K tomuto workshopu mám mezi nedostatky jen jednu poznámku. Prezentace obsahovala příliš mnoho překlepů. Avšak ty neovlivnily celkovou kvalitu workshopu.

Zhodnocení

Celkově hodnotím školení za velmi zdařilé, a to i přes technické problémy a jisté organizační rozhodnutí. Věci, které jsem zmínil, by měly sloužit jako zamyšlení do budoucna, aby ta budoucí konference byla ještě lepší.

Celé setkání jsme zakončili otázkami a odpověďmi a i já jsem se hodně ptal. Otevřeli jsme několik témat, nad kterými se budeme muset jako slovenské kluby zamyslet. Základem je podle mě ještě více prohloubit spolupráci mezi námi a vymyslet efektivní způsoby jak na to.

Nyní nás čeká ta těžší část, za pár dní se ujmeme funkce a jdeme vylepšovat naše kluby.

Spread the word

Keep reading