Navigate back to the homepage

Výzvy online konferencií

Preniesť konferenciu do online prostredia nie je jednoduché. Nedávno som sa jednej zúčastnil ako návštevník.
Vladimír Záhradník
June 27th, 2020 · 15 min read

Len nedávno som písal o tom, akým výzvam čelil náš rečnícky klub pri prechode do online prostredia. A práve dnes som sa zúčastnil prvého online školenia nastupujúcich vedúcich klubov Toastmasters. Usporiadať rečnícke stretnutie pre 15 ľudí je jedna vec, ale virtuálne podujatie so 120 účastníkmi, ktorí sa paralelne zúčastňujú rôznych workshopov, prináša množstvo nových výziev. A tie je potrebné riešiť. Poďme sa pozrieť, ako sa to organizátorom podarilo.

Organizácia a moderovanie

Po prvýkrát došlo k spojeniu školenia vedúcich zo Slovenska aj Česka. Mali sme však na stretnutí aj zopár hostí, ktorí vedeli len po anglicky.

Jazyk stretnutia

Niektorí účastníci vedeli len po slovensky, iní po česky a ďalší len po anglicky. Organizátori zvolili podľa mňa zvláštny prístup a snažili sa osloviť všetky skupiny. Česi a Slováci si vďaka jazykovej podobnosti navzájom rozumejú. O anglicky hovoriacich hosťoch to však už neplatí.

Jazyky
Zdroj: Leonardo Toshiro Okubo, Unsplash

V praxi to vyzeralo tak, že časť stretnutia bola po slovensky, pričom anglicky hovoriaci hostia nerozumeli nič. Inokedy bolo stretnutie čisto v angličtine a viacerí Slováci mohli mať problém porozumieť. Dokonca boli aj okamihy, keď sa moderátorka snažila tlmočiť slovenské pasáže do angličtiny a opačne. Tento prístup bol neefektívny a veľmi naťahoval čas. Musím ju však pochváliť, angličtinu má na veľmi dobrej úrovni.

Je potrebné stanoviť jeden jazyk konferencie

Konferencia by nemala byť viacjazyčná. Spôsobí to viac škody ako úžitku. Keď ma vyzvali hovoriť, nevedel som, v akom jazyku. Podobne na tom boli aj ostatní. A to, čo som povedal, častokrát ešte niekto prekladal.

Pokiaľ chceme mať na konferencii hostí zo zahraničia, pokojne nech je celé stretnutie v angličtine. Pokiaľ však chceme robiť školenie predovšetkým pre Slovákov a Čechov, môže byť hlavným jazykom slovenčina. Anglickí hostia by sa v takom prípade zúčastnili len vybraných workshopov v angličtine, ak sa niekto podujme ich zorganizovať. Workshopy sú však už oddelené, všetci účastníci majú vopred daný jazyk a preto to môže fungovať.

Výkon moderátorky hodnotím ako dobrý. Pôsobila energicky a vhodne udávala tón celému podujatiu. Avšak rozhodne vidím priestor na zlepšenie. Tesne predtým, ako mal začať prvý workshop (časový sklz bol už cez 18 minút), sme čakali na istého Richarda, ktorý sa mal predstaviť ako nastupujúci area director. Buď mal technické problémy alebo ani nebol v danej chvíli za počítačom. Moderátorka však stratila snáď aj päť minút tým, že ho opakovane vyzývala.

Ak niekoho vyzveš k mikrofónu a on sa neozýva, choď ďalej. Šancu dostal a nevyužil ju. Ostatní nemajú prečo čakať

Práve tento moment vnímam ako jej najväčšie zlyhanie. Pôsobilo to veľmi neprofesionálne. Keď moderujem ja, snažím sa dodržiavať agendu, ale naučil som sa reagovať veľmi flexibilne. V tomto prípade by som otvoril časť s workshopmi a Richardovi by som ešte raz dal priestor po ich skončení. Pokiaľ už bude pripojených menej účastníkov, nevadí. Nie je moja chyba, ako moderátora, ak niekto nie je prítomný. Hlavne ak vopred vie, že bude rečniť. Ak by som ho nechal rečniť následne, robím mu láskavosť.

Technické zabezpečenie

Organizátori si ako platformu zvolili Zoom. Je to pochopiteľne, keďže s ním majú najviac skúseností. V minulosti ho využili aj na organizáciu súťaží a toto know-how teraz uplatnili pri tomto školení. Najviac som bol zvedavý, ako budú prebiehať workshopy. Podľa programu totiž mali prebiehať až tri workshopy súčasne.

Breakout miestnosti

Organizátori zvolili menej známu funkčnosť Zoomu, ktorá sa nazýva „breakout rooms.“ Keď sa pripojíte do Zoomu, ocitnete sa v hlavnej miestnosti. V nej sa odohráva hlavný program spoločný pre všetkých. Správca stretnutia (zoom master) vás však odtiaľ vie presunúť do nových virtuálnych miestností. V prípade workshopov boli tri.

Tieto miestnosti majú väčšinu funkcií hlavnej miestnosti, vrátane možnosti zdieľania prezentácie. Počas školení boli otvorené len na vopred určený čas (na obrazovke bežal odpočet) a správca nás ešte priebežne informoval o tom, koľko času nám zostáva.

Na jednej strane pôsobili viaceré workshopy akoby utnuté uprostred, ale vďaka tomu sme presne dodržiavali časový harmonogram. Jednoducho, miestnosť sa zavrie a ide sa ďalej v programe.

Pomenovacia schéma

Aby nás vedeli organizátori presúvať na tie školenia, o ktoré sme mali záujem, vyžadovali od nás, aby sme sa pomenovali podľa určitej schémy. Tá bola prehľadne vysvetlená v agende stretnutia a cez prestávku aj na obrazovke v hlavnej miestnosti. Schéma vyzerala nejako takto:

1SEC_SK_A2_B2_Vladimír_Záhradník
  • Prvá časť SEC predstavuje rolu, ktorú budem zastupovať vo vedení klubu. V tomto prípade tajomník (secretary). Nič mi však nebránilo použiť skratku inej roly. Keby som sa chcel zúčastniť školenia k PR, použil by som skratku VPPR
  • SK predstavuje preferovaný jazyk, v ktorom by som chcel absolvovať školenia. Možnosti boli: SK (slovenčina), CZ (čeština) a EN (angličtina)
  • A2 a B2 vraví organizátorom, na ktoré workshopy chcem ísť. Ich prehľad a príslušné kódy boli uvedené v agende a každému umožnili vyskladať si školenie na mieru

V dokonalom svete by sa všetci účastníci pomenovali tak, ako vyžadujú inštrukcie. Keď máte takto pomenovaných ľudí, sú zároveň v Zoome zoradení pod sebou a viete ich hromadne presúvať do ďalších miestností. Avšak v realite som si všimol, že viacerí sa buď nepremenovali vôbec alebo boli pomenovaní nesprávne.

Napríklad, ak budú zastávať rolu viceprezidenta pre vzdelávanie aj tajomníka, dali si do mena VPE_SEC_. Na ktorý workshop ich však zaradiť v takom prípade? Ja by som asi vyberal podľa toho, ktorý kód je prvý.

Nikdy neočakávaj, že všetci splnia tvoje inštrukcie do bodky

Počas stretnutia moderátorka zdôrazňovala dôležitosť správne sa pomenovať. Všetkých, ktorí to nesplnili, museli organizátori priebežne oslovovať. Vo všeobecnosti sa dá povedať, že riešenie fungovalo, ale zďaleka nebolo ideálne.

Video slučka s programom

Chválim, že počas prestávok organizátori vysielali v slučke kompletný program a všetky potrebné inštrukcie. Pripravili si 10-minútové video, ktoré sa prelínalo medzi dvoma obrazovkami. Inštrukcie boli dvojjazyčne — v slovenčine a angličtine. Trochu mi však vadilo, že sme po celý čas videli rám okna prehrávača VLC.

Keďže sa s organizátormi poznám, predpokladám, že na tento účel využili softvér OBS. Ten priamo umožňuje prehrávať video v slučke, nepotrebujete k tomu žiadny ďalší nástroj. Úspešne som to využil počas mojej prednášky o Českom Krumlove. Tieto pripomienky sú však len kozmetické. Rozhodne treba organizátorov v tomto pochváliť.

Nahrávanie školenia

Tu sa dostávame asi k najväčšiemu nedostatku z technického hľadiska. Stretnutie nebolo takmer vôbec nahrávané. Z celého dňa máme nahrané len tri workshopy. Hlavná miestnosť umožňuje nahrávanie do cloudu, tá však nebola využitá. Breakout miestnosti naopak nie je možné nahrávať centrálne. Záznam môžu robiť len účastníci, ktorí sa v miestnosti nachádzajú. Samozrejme, pokiaľ budú mať v Zoome udelené dostatočné oprávnenia.

Prečo boli nahrané len tri workshopy?

  • Organizátori mali možnosť nahrávať len hlavnú miestnosť (čo však neurobili)
  • Organizátori vopred neoslovili žiadnych konkrétnych ľudí, ktorí by nahrali video z každej virtuálnej miestnosti. V praxi sa jeden z organizátorov až na záver stretnutia opýtal, či niekto nenahrával školenia, na ktorých bol. Pokiaľ áno, požiadal o zaslanie nahrávok na e-mail
  • Ak by účastníci využili lokálne nahrávanie v Zoome, podľa organizátorov by to veľmi zaťažovalo systém. Preto nahrávali len ľudia, ktorí vedeli použiť na nahrávanie alternatívny softvér ako OBS. Organizátori mali podľa mňa osloviť konkrétnych ľudí, povedať im, aký softvér použiť a dať jednoduchý návod, ako nastaviť nahrávanie

Ako by som stretnutie pripravil ja

V časti vyššie som opísal dva hlavné problémy, ktoré bolo potrebné riešiť:

  • Oddelenie účastníkov do samostatných miestností
  • Nahrávanie celého stretnutia

Pomenovacia schéma, ktorú organizátori vyžadovali, je dôsledok neoptimálneho riešenia. A podobne aj breakout miestnosti. Osobne si myslím, že tie nikdy neboli navrhnuté na taký účel, na aký sme ich používali. Avšak to, že Zoom nezvláda nahrávanie viacerých záznamov naraz mi vraví, že stále je na trhu veľká príležitosť po lepšom produkte. Čakal by som totiž, že ak už stream dôjde až na Zoom klienta, lokálne nahrávanie nijako neovplyvňuje centrálnu službu Zoomu. Tieto informácie som získal len sprostredkovane, takže ich berte s rezervou.

Keď som sa pred časom zúčastnil Startup Safari Budapest online, konferencia fungovala tak, že sme sa registrovali na platforme, kde sme si vyskladali program. Následne sme si v našom kalendári mohli kliknúť na podujatie a tam bol odkaz na WebEx. Áno, organizátori Startup Safari použili dva nástroje, ale ich riešenie je oveľa funkčnejšie. Každý jeden WebEx workshop bol nahrávaný a ľudia boli prirodzene oddelení do skupín. Nebolo potrebné vymýšľať nejaké schémy, ako ich premenovať.

Osobne by som to riešil podobne. Zachytil som v poslednej dobe mená viacerých startupov, ktoré riešia podobný problém. V čase koronakrízy totiž ľudia aj naďalej chcú chodiť na konferencie, aj keď len virtuálne. Ideálny produkt by spojil obe tieto veci dohromady — zabezpečil by plánovanie kalendára pre každého registrovaného účastníka a zároveň aj videohovor, napríklad cez vlastnú službu postavenú na WebRTC. Každá miestnosť by mala samostatný odkaz a nahrávanie by bolo možné spustiť automaticky.

Pri takomto riešení odpadne množstvo problémov, pretože eliminujete ľudský faktor a ako vieme, ten je nevyspytateľný.

Ako postupovať?

Zabudnite na chvíľu, že ovládate Zoom na expertnej úrovni. Ak k tomu budete pristupovať takto, nebudete ani uvažovať, že by ste použili niečo iné. Ja by som si spravil prieskum existujúcich riešení na trhu a pozrel ich cenové plány a možnosti. Najjednoduchšie je pozrieť si, ako organizovali konferencie tí pred vami. Na stránkach konferencií nájdete častokrát referenciu na webstránku služby, ktorú organizátori použili. S touto prípravou by som začal aspoň mesiac pred mojou konferenciou, pretože riešenia je potrebné aj otestovať.

Povedzme však, že predsalen nič lepšie ako Zoom nenájdete. Vieme, že maximálne prebiehajú tri súbežné workshopy. Osobne by som využil tri samostatné Zoom účty a vytvoril pre každú miestnosť samostatnú hlavnú miestnosť. Odkazy by som účastníkom zdieľal e-mailom a tiež by som ich uviedol v popise k agende. Účastníci by sa vedeli voľne presúvať medzi miestnostiami, fungovalo by centrálne nahrávanie a organizátorom by odpadla povinnosť presúvať účastníkov medzi miestnosťami. Jediné, čo by museli spraviť, je miestnosti včas otvoriť a zapnúť nahrávanie.

Na isté obmedzenie narazíte len v časti, keď prebiehalo školenie vedúcich. Keďže je rolí až sedem, potrebovali by ste sedem Zoom účtov. Myslím si, že jedine tam malo zmysel uvažovať o zriadení breakout miestností.

Finančne je toto riešenie veľmi prijateľné. Viem, že už teraz si platia niektoré kluby samostatné Zoom účty a taktiež za viaceré platíme aj na úrovni našej divízie (administratívny celok, kam spadá viacero klubov). Riešenie by teda nestálo nič navyše.

Ak by som sa však rozhodol predsalen využiť breakout miestnosti, aspoň by som strategicky oslovil vybraných účastníkov, požiadal ich o pomoc a dal im presné inštrukcie, ako nahrať video a kam ho poslať. Ja som napríklad mal možnosti video nahrávať, nikto ma však neoslovil a nevedel som, či sa niečo nahráva alebo nie. Nepochybujem o tom, že viacerí by si niektoré prednášky radi pozreli. Žiaľ, nebude to možné.

Pripomienky od organizátorov

Podarilo sa mi spojiť s jedným z organizátorov, ktorý zabezpečoval technickú stránku podujatia. Organizátori si uvedomovali, že Zoom nie je na organizáciu konferencie úplne ideálny, lepšie riešenie sa im však nepodarilo nájsť. Oslovili viacero firiem, ktoré ponúkajú vhodnejšie nástroje, avšak finančné záväzky vysoko prekračovali ich možnosti. Zľavu ako nezisková organizácia tiež nezískali. V takomto prípade ich rozhodnutie použiť Zoom chápem.

Organizátori si taktiež uvedomovali, že breakout miestnosti nie sú úplne najvhodnejšie na tie účely, na aké ich použili. Takisto zvládnuť presúvať desiatky účastníkov v priebehu troch minút vyvinulo na správcu stretnutia veľký stres. Povedal mi, že v Zoome mu chýba možnosť, aby sa ľudia mohli medzi miestnosťami voľne presúvať bez jeho asistencie. Myslím si, že je to dobrá pripomienka.

Správca stretnutia mi tiež povedal, že filtrovanie mien nefungovalo dobre. Predstavoval si to tak, že keď zadá do filtra účastníkov napríklad SEC_, okamžite dostane filtrovaný zoznam všetkých tajomníkov a jednoducho ich presunie do miestnosti. V praxi to takto ideálne nefungovalo.

Posledná vec, ktorú sme preberali, bolo rozhodnutie centrálne stĺmiť všetkým účastníkom mikrofóny, s výnimkou aktuálnych účastníkov panelovej diskusie. Toto rozhodnutie sa ukázalo ako nešťastné. Ľudia sa nemohli flexibilne pýtať otázky, pretože nedokázali sami zapnúť mikrofón. Vždy sa najprv nejako museli prihlásiť a potom musel správca stretnutia jednotlivo povoliť mikrofón. Povedal mi, že viacerí účastníci kvôli tomu nadávali. Počas stretnutia sme zažili aj viacero hluchých momentov, keď sa čakalo na zapnutie mikrofónu. Do budúcna bude dobré sa takémuto riešeniu vyhnúť.

Workshopy a školenia

V ďalšej časti sa pozrieme na jednotlivé workshopy, ktorých som sa zúčastnil. Pokúsim sa to podstatné zhrnúť tak, aby ste získali cenné poznatky, aj keď ste na nich neboli. Nebudem sa venovať úplne všetkým, spomeniem len niektoré. Tie, kde vidím priestor na zlepšenie alebo naopak chcem pochváliť školiteľa.

Toastmasters Slovakia & CZ Branding

Táto prednáška bola vôbec najdlhšia na stretnutí a celé vystúpenie by som charakterizoval slovami: „Nevyužitá príležitosť.“ Už samotný názov prednášky ma úplne zmiatol a viem, že nielen mňa.

Sociálne siete
Zdroj: Shahid Abdullah, Pixabay

Jeden z vedúcich levického klubu chystá zjednocujúcu PR stratégiu a chce začať budovať povedomie o Toastmasters na Slovensku ako celku. Dnes, keď si do vyhľadávača zadáte verejné rečnenie, nájdete všeličo, ale naše kluby nie. A viete, čo sa vraví: „Ak nie ste na prvej strane Googlu, akoby ste neexistovali.“

Čakal som, že pani marketérka sa zameria konkrétne na naše kluby a navrhne nám efektívne postupy, ako zvyšovať povedomie. Čakal som konkrétne rady, ktoré môžem začať uplatňovať hoci aj na ďalší deň. Nedočkal som sa.

Nevyužitá príležitosť.

Prednáška nemala hlavu a pätu a pôsobila chaoticky. Povedzme, že prednášajúca nemá skúsenosti s rečnením, avšak aj vtedy by som čakal, že nám poskytne aspoň hodnotný obsah. Chyby v prezentácii by som v takom prípade odpustil.

Tu sú moje hlavné postrehy (za niektoré ďakujem zopár ďalším účastníkom):

  • Informácie príliš všeobecné, vôbec nesúvisiace s budovaním značky Toastmasters na Slovensku
  • Buď nemá školiteľka dostatočné know-how alebo nám ho nechce zdieľať
  • Zavádzajúci názov témy. Asi by som ju nazval jednoducho „Branding“
  • Žiadne konkrétne rady, ako efektívne zlepšiť PR klubov
  • Problémy boli pomenované, ale riešenia už nie. Príklad: Keď si ľudia zadajú do vyhľadávača verejné rečnenie, vás nenájdu. Riešenie? Najmite si SEO experta. Ďakujem za radu, to som už vedel
  • Chaoticky pospomínala viaceré sociálne siete, dokonca aj úplne nerelevantné pre nás. Pinterest naša cieľovka vôbec nepoužíva. A naopak LinkedIn spomenula len v súvislosti, že je dobré tam mať profil. Práve v LinkedIne vidím obrovský potenciál pre rozširovanie členskej základne
  • Vôbec nespomenula analytiku. Keby som sa riadil jej radami, dávam chaoticky von príspevky a čakám, čo bude. Práve schopnosť analyzovať dáta je jedna z najdôležitejších pri budovaní PR
  • Do hĺbky hovorila o veciach, ktoré sme si vedeli prečítať zo slajdov. Mimochodom, to, že je na slajde veľa informácií, je tiež zlé. Ale o správnom prezentovaní porozprávam niekedy inokedy
  • Prezentácia obsahovala chyby. Slovo „Algorytmus“ sa nedalo prehliadnuť. Už na školení o copywritingu som sa naučil, aké dôležité je mať správne gramatiku. Niekto, kto sa venuje marketingu, by to mal vedieť. A ak si neskontroluje, čo po sebe napíše, pôsobí to amatérsky a lajdácky
  • Na konci marketérku moderátorka vyzvala, nech prezentáciu rýchlo uzavrie, pretože jej čas uplynul. Mala najviac času a aj tak nedokázala povedať to podstatné

Tých nedostatkov mám spísaných ešte oveľa viac. Myslím si, že všetko, čo som tu spomenul, by sa dalo zhrnúť jednou vetou.

Poznaj svoje publikum

Práve tak sa volá jeden z projektov, ktoré sme niektorí v Toastmasters absolvovali. Cieľom je zistiť o svojom publiku čo najviac informácií — ich vek, skúsenosti, čo z PR by potrebovali uplatniť v kluboch, a tak ďalej.

Poznaj svoje publikum
Zdroj: Kane Reinholdtsen, Unsplash

Keď som minulý rok šiel po prvýkrát prednášať na konferenciu Namakaný deň, s organizátormi som pravidelne komunikoval. Vedel som, že väčšinu publika budú tvoriť stredoškoláci s technickým zameraním a svoju prednášku som tomu prispôsobil. Nechcel som ich zahltiť pojmami, ktoré ešte nepoznajú a niektoré som im pre istotu vysvetlil. Táto prednášajúca nespravila nič z toho.

Zhodou okolností sa moje posledné dva projekty v Toastmasters týkali tiež marketingu. V jednom som hovoril o tvorbe stratégie na sociálnych sieťach, v tom druhom som na konkrétnom príklade vysvetľoval, ako som robil promo na stretnutie. Oba prejavy mali dokopy možno 14 minút a trúfam si povedať, že obsahovali oveľa viac podstatných informácií, ako mala ona v celej hodine. Hlavne, boli to skúsenosti získané z PR robeného priamo v našom klube.

Tých skúseností som nabral oveľa viac a myslím si, že keby som prednášal na stretnutí ja, celá prednáška by bola na oveľa vyššej úrovni a hlavne dodržala by tému: Ako budovať značku Toastmasters.

Neviem, prečo sa pani marketérka nechala na prednášku nahovoriť. Možno to brala ako lacnú reklamu. Ja som z nej mal pocit nekompetentnosti a vzbudila vo mne dojem, že dnes má PR agentúru asi naozaj každý. Osobne by som si jej služby nenajal.

Školenie tajomníkov

Na tomto školení som sa ocitol, pretože v nasledujúcom období budem v našom klube pôsobiť ako tajomník. Túto rolu budem mať už svoje tretie obdobie, vykonávam ju už rok a pol (popri iných povinnostiach v klube). Veľmi rýchlo som si uvedomil, kde som sa ocitol. Školiteľka vykonáva svoju rolu len od januára a mnohí ďalší účastníci ešte rolu nevykonávali vôbec. Medzi asi štrnástimi ľuďmi som bol paradoxne práve ja ten s najviac skúsenosťami. Ak by som mal toto školenie charakterizovať jedným slovom, bolo by to slovo „neefektívnosť.“

Neefektívnosť

Najväčšou pridanou hodnotou týchto školení je, že si môžeme vymieňať skúsenosti z rôznych klubov. To sa však tentokrát nestalo. Prvých 15-20 minút školenia sme stratili predstavovaním sa. Každý povedal niečo o sebe, čomu sa venuje a tak. A aby toho nebolo málo, kvôli asi dvom anglicky hovoriacim účastníkom sme všetko tlmočili aj do angličtiny. Povedzme, že som sa predstavil po slovensky za minútu a ďalšiu minútu sme stratili prekladom do angličtiny. Spomínate si na pomenovaciu schému v technickej časti? Čakal by som, že na slovenskom školení budú len Slováci, prípadne Česi. Tlmočenie medzi oboma jazykmi nám uberalo drahocenný čas.

Chaos

Keď nás školiteľka vyzvala k slovu, neboli sme si istí, či máme hovoriť po slovensky alebo po anglicky. Na začiatku mala jasne určiť pravidlá. Osobne si myslím, že organizovať konferenciu v slovenčine a angličtine bolo na škodu, ale keď už sa tak organizátori rozhodli, malo to mať jasné pravidlá. Obzvlášť na workshopoch ako bol tento.

Keď sme sa konečne dostali k prezentovaniu roly tajomníka, školiteľka zhrnula len to, čo nájdem aj na oficiálnej stránke organizácie Toastmasters. Chápem, vykonáva rolu krátko. No v takom prípade je otázka na organizátorov, prečo nenechali školiť niekoho s viac skúsenosťami. Sama školiteľka ma požiadala, aby som ako najskúsenejší doplnil informácie. Mám množstvo praktických skúseností s touto rolou a samozrejme som vyhovel. Dokonca som hneď dostal nápad, že využijem online prostredie. Priamo nazdieľam obrazovku a spravím mini webinár.

Len pred pár dňami som mal svoj prvý webinár a aj preto som bol veľmi flexibilný. Všetko som si nachystal asi za minútu a už som ostatným ukazoval, čo bude ich úlohou.

Je lepšie raz vidieť ako stokrát počuť

Myslím si, že som úroveň celého školenia výrazne pozdvihol. Ale osobne ma prekvapilo, že mali tajomníci školenie samostatne. Po minulé roky sme sa školili súčasne s prezidentmi. Tajomníci sú totiž ich pravá ruka. Ak prezident alebo ktorýkoľvek člen tímu nie je schopný dočasne vykonávať svoju rolu, tajomník ho musí vedieť zastúpiť. Práve táto flexibilita sa mi na tej role páči a za uplynulý rok som ju často využíval — zastupoval som prezidentku, robil som PR klubu, a tak ďalej. Tá rola môže dať človeku veľmi veľa, ak ju robí správne. Keby som však o role nič nevedel, mal by som pocit, že som obyčajná sekretárka.

Workshop pre prácu v kolektíve

Workshop Jána Horvátha hodnotím ako to najlepšie z celého dňa. Predstavte si, že sa ocitnete na opustenom ostrove a máte možnosť zobrať si so sebou 10 predmetov z 15-tich. Boli rôzne, napríklad zrkadielko alebo 20-litrový kanister s vodou. Cieľom bolo zoradiť predmety od tých podľa nás najdôležitejších pre prežitie až po tie najmenej potrebné. Najprv každý sám za seba a potom v kolektíve.

Opustený ostrov
Zdroj: Pete Linforth, Pixabay

Na tomto workshope sme sa naučili, akú silu má dobrá argumentácia. O našej voľbe sme museli presvedčiť aj ostatných. To, že list po skupinovej konverzácii vyzeral výrazne inak ako keď som si ho zotriedil ja, mi vraví, akú silu má kolektívny brainstorming.

Napriek kvalitám workshopu sme sa ani tu nevyhli technickým obmedzeniam. Častokrát ste na workshopoch rozdelení do menších skupín, kde riešite rôzne úlohy. Lenže ak už sme v breakout miestnosti, ako sa dokážeme navzájom rozprávať v malých nezávislých skupinkách? Chcelo by to ešte vytvoriť ďalšie miestnosti, čo však nebolo možné. Na školení sme boli štyria vedúci z klubu Toastmasters Košice a operatívne sme sa dohodli, že si zavoláme cez paralelný audio hovor na Facebooku.

Iní zrejme takú možnosť nemali. Väčšina komunikovala prevažne cez súkromný chat v Zoome, avšak textová komunikácia je neefektívna. Hlavne, ak chcete argumentovať. Zároveň Zoom neumožňuje vytvoriť súkromný chat medzi viac ako dvomi osobami. Tým sa obmedzila veľkosť väčšiny skupiniek len na dvoch členov. Podľa mňa mali zážitok z workshopu výrazne ochudobnený. Po prvé, textová komunikácia je na tento účel neefektívna a po druhé, práve vo väčšej skupinke ľudí sa ukazuje sila dobrej argumentácie. Jedného presvedčíte oveľa ľahšie ako troch.

Školiteľ však za technické obmedzenia Zoomu nemôže a jeho prípravu chválim. Bolo to príjemne strávených 50 minút. Ani som sa nenazdal a čas nám ubehol.

Workshop o tom, ako motivovať členov ísť do vedenia

Tento workshop hodnotím ako druhý najlepší spomedzi tých, ktorých som sa zúčastnil. Školiteľ dával veľmi konkrétne tipy, ako motivujú členov v najväčšom slovenskom klube k tomu, aby šli do vedenia. Základom jeho metodiky je priebežne si triediť členov do niekoľkých kategórií, medzi najdôležitejšie patrí, či je člen aktívny alebo pasívny. Už keď to vysvetľoval, pomyslel som si: „V najväčšom klube, kde sú desiatky členov, funguje tento systém veľmi dobre. Ale čo v prípade, že klub má málo členov a väčšina je pasívnych?“

Netrvalo dlho a niekto túto otázku položil za mňa. Či už sme malý klub alebo rozbiehame úplne nový, nemáme si veľmi z koho vyberať. Najprv potrebujeme klub naštartovať s tými, ktorých máme k dispozícii.

Základom je spoznať svojich členov

Musím len súhlasiť. Ako viceprezident pre vzdelávanie svojich členov poznám a takto pred pol rokom som vedel, že máme problém. Vedel som, že nikto okrem nás, ktorí už vo vedení sme, nebude mať záujem doň vstúpiť.

Svoju náhradu som začal hľadať s polročným predstihom a vedel som, že ak sa mi to podarí, bude to niekto, kto ešte v klube nie je. Hneď ako koncom januára prišli do klubu dvaja noví členovia, všimol som si, ako sa zapájajú do aktivít. Keď som usúdil, že by mohli byť vhodní kandidáti, opatrne som im spomenul, že existuje možnosť viesť náš klub a učiť sa líderské zručnosti.

Netrvalo dlho, spravil som im online školenie, kde som vysvetlil každú jednu rolu vo vedení klubu. Nástupcu som totiž nehľadal len ja, ale aj ďalší. Ja som chcel poskytnúť ucelený obraz. Predstavte si, že by ich moja rola nezaujala a tým by to skončilo. Tým, že som vysvetlil aj tie ďalšie, jedna naša členka sa našla práve v PR, ktoré sme nemali obsadené.

Druhý dôležitý poznatok je, že prezident si vyberá svoj tím. Platí to hlavne v začiatkoch, keď sa klub rozbieha, ale stále by to mal byť on, kto rozhoduje, koho chce mať v tíme. Ak by som sa napríklad ja vykašľal na hľadanie svojho nástupcu, nehrozí mi za to žiadny postih. Ale prezident musí tento problém vyriešiť. Kto iný by to mal byť?

Po školení sa rozbehla otvorená debata, ktorá bola ešte užitočnejšia. Cenné lekcie sme sa dozvedeli z nezdarov žilinského klubu, ktorý sa teraz ocitol v problémoch. Na stretnutia chodí málo členov a nikto z nich nechce ísť do vedenia klubu.

Opäť sa spomenulo, aké dôležité je mať víziu a misiu klubu. O tom, prečo je to dôležité, chystám samostatný článok. Ak má klub dlhodobú víziu, pokračuje v jej plnení naprieč zmenám vo vedení a neprešľapuje na mieste. Ako úplný základ by si mal stanoviť, akých členov chce v klube. Mladé mamičky, pre ktoré je rečnenie rozptýlenie od ich povinností, alebo ľudí, ktorí chcú osobnostne rásť, dávajú si výzvy a každý deň prekračujú svoju komfortnú zónu? Takýchto otázok si môžu dať vedúci viacero a výsledkom je základná vízia, kam chcú, aby sa klub dlhodobo uberal. Mala by byť dostatočne stručná, aby sa vošla na jednu stranu.

Ak už takúto víziu máte, viete ju ukázať potenciálnym členom: „Pozri, toto sme my, tu sa chceme dostať. Ak sa pridáš, máš možnosť nám v tom pomôcť.“ Taká konkrétna vízia dokáže byť ten rozhodujúci faktor, ktorý určí, či niekto vstúpi alebo nevstúpi do klubu.

K tomuto workshopu mám medzi nedostatkami len jednu poznámku. Prezentácia obsahovala príliš veľa preklepov. Avšak tie neovplyvnili celkovú kvalitu workshopu.

Zhodnotenie

Celkovo hodnotím školenie za veľmi vydarené, a to aj napriek technickým problémom a istým organizačným rozhodnutiam. Veci, ktoré som spomenul, by mali slúžiť ako zamyslenie do budúcna, aby tá budúca konferencia bola ešte lepšia.

Celé stretnutie sme zakončili otázkami a odpoveďami a aj ja som sa veľa pýtal. Otvorili sme viacero tém, nad ktorými sa budeme musieť ako slovenské kluby zamyslieť. Základom je podľa mňa ešte viac prehĺbiť spoluprácu medzi nami a vymyslieť efektívne spôsoby ako na to.

Teraz nás čaká tá ťažšia časť, za pár dní sa ujmeme funkcie a ideme vylepšovať naše kluby.

More articles from Vladimír Záhradník

Migrating from LastPass to Enpass

I used LastPass Premium for several years. Now I decided to migrate to a different solution. What were my reasons, and was the migration difficult?

May 11th, 2020 · 6 min read

WireGuard — A VPN with real-world usage in mind

Recently I made a switch from OpenVPN to WireGuard. I'm super-impressed by that project, and this post tells you why.

May 3rd, 2020 · 13 min read
© 2018–2020 Vladimír Záhradník
Link to $https://github.com/vzahradnikLink to $https://medium.com/@vladimir.zahradnikLink to $https://www.youtube.com/channel/UCogZ6qxqKa_WIsw7NnU2IaALink to $https://twitter.com/VladoZahradnikLink to $https://www.linkedin.com/in/vladimirzahradnikLink to $https://www.facebook.com/vzahradnikLink to $https://www.instagram.com/vladimir.zahradnik